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Drucker-Leasing: Sinnvoll?

Drucker-LeasingPrivat, Kleinunternehmer, Startup: Drucker, Laserdrucker und Kopierer gehören in allen Bereichen zum Alltag. Auch du hast Bedarf an einem oder vielleicht sogar an mehreren Druckern bzw. Kopierern. Als Alternative zum Druckerkauf interessierst du dich für Drucker-Leasing, weil du dir davon Vorteile erhoffst. Mittels Drucker-Leasing vermeidest du, den vollen Preis auf einen Schlag in einen Drucker investieren zu müssen, und mietest stattdessen das Gerät gegen eine monatliche Gebühr. Bei hochpreisigen Geräten, wie es bei Kopierern häufig vorkommt, ist das Mieten eine mögliche Lösung.

Allerdings kommt es beim Leasingvertrag auf die Ausgestaltung der Konditionen an – und dort wiederum auf die Details wie beispielsweise Laufzeit, Verbrauchsmaterial oder Reparatur. Nur mit einer sorgfältigen Auswahl lohnt sich das Leasen von Druckern bzw. Multifunktionsdruckern, Bürodruckern oder Kopierern im Vergleich zu den Kosten eines Druckerkaufs.

Wann lohnt sich Drucker-Leasing?

Daumen hochInsbesondere dann, wenn du ein teures Gerät benötigst. Bei Druckern, die über einen gewöhnlichen Bürodrucker für einfach Anwendungen hinausgehen, kann sich das Leasen lohnen und ein echter Vorteil gegenüber dem Druckerkauf sein. Dazu zählen beispielsweise Großformatdrucker (Plotter) und andere Drucker und Kopierer, die besondere Anforderungen erfüllen müssen. Solche Anschaffungen können insbesondere bei Unternehmensgründungen flott das Budget übersteigen, wenn professionelle Lösungen hermüssen. Drucker-Leasing, das auch für Kopierer angeboten wird, ist unter Umständen ein Ausweg mit einer überschaubaren Gebühr pro Monat.

Überdies lohnt sich Drucker-Leasing für dich, wenn du den Drucker nur über einen überschaubaren Zeitraum benötigst und die Leasing-Kosten für das Gerät über die gesamte Laufzeit geringer sind als ein Druckerkauf. Wenn du den Kopierer oder den Drucker danach nicht behalten möchtest, musst du dich überdies nicht um einen Verkauf des Geräts kümmern, sondern du übergibst ihn nach Ablauf der Laufzeit deinem Leasing-Anbieter. Das ist sogar im Sinne des sparsamen Umgangs mit Rohstoff- und Energieressourcen positiv und damit ein Beitrag zum Umweltschutz. Aber Achtung: Du musst darauf achten, dass der Leasingvertrag nicht auf einen Mietkauf hinausläuft, um diesen Vorteil nutzen zu können! Mit dem richtigen Leasingvertrag wird das Mieten von Kopierer oder Drucker auch steuerrechtlich anders behandelt. Später dazu mehr.

Drucker-Leasing lohnt sich ...

  • ... bei teuren Geräten für spezifische Aufgaben (Plotter etc.)
  • ... um hohe Einmalausgabe für Kauf zu umgehen
  • ... wenn das Gerät nur für bestimmten Zeitraum benötigt wird

Wann lohnt sich Drucker-Leasing nicht?

Daumen runterWenn du ein gewöhnliches Multifunktionsgerät benötigst, kann statt Drucker mieten auch ein Ratenkauf als Alternative gelten, vor allem dann, wenn du den Drucker dauerhaft nutzen wirst und ihn behalten möchtest. Zwar gibt es Drucker-Leasing Angebote, bei denen du am Ende der Vertragslaufzeit das Gerät behalten oder zu (meist guten Konditionen) gegen ein Entgelt kaufen kannst. Hier solltest du aber ausrechnen, ob diverse Angebote tatsächlich günstiger sind als ein Ratenkauf. Solltest du bzw. dein Unternehmen das Geld übrig haben, ist natürlich ein regulärer Bürodrucker-Kauf eine Alternative.

Extra-Tipp: Wir haben für dich einen interessanten Ratgeber über Business-Tintenstrahldruckern verfasst, der dich über die umwelt- und energieschonende Alternative zum Laserdrucker in Unternehmen als Bürodrucker informiert. Statt mit Toner funktionieren diese Drucker fürs Büro mit Tinte als Verbrauchsmaterial, was unter dem Strich weniger Müll verursacht. Außerdem sparen sie gegenüber dem Laserdrucker Strom und arbeiten sehr leise und ohne Aufwärmzeit.

Drucker-Leasing lohnt sich eher nicht ...

  • ... wenn Ratenkauf oder Direktkauf in Frage kommt
  • ... wenn auf Wartungsverträge verzichtet werden kann
  • ... wenn das Gerät dauerhaft genutzt werden soll

Vorteile Drucker-Leasing

Beim Drucker-Leasing musst du dich bei entsprechender Vertragsgestaltung nicht um Wartung, Reparaturen und Verbrauchsmaterial (Toner bzw. Tinte) sorgen. Teilweise sind Punkte wie ein Wartungsvertrag im Drucker-Leasing-Vertrag und in den monatlichen Drucker-Leasing-Raten enthalten. Hier lohnt es sich, die verschiedenen Angebote für Leasen genau zu vergleichen, um nicht in eine Kostenfalle zu tappen. Nach Ablauf des Leasing-Zeitraums kannst du ein neues, moderneres Gerät leasen und/oder den Drucker oder Kopierer zurückgeben.

Wie bereits erwähnt vermeidest du beim Leasen eines Multifunktionsdruckers oder Kopierers die notwendige, hohe Investition in ein teures Gerät, an das besondere Ansprüche gestellt werden. Außerdem ist das Drucker-Leasing vorteilhaft, wenn abzusehen ist, dass du ihn nur für einen relativ kurzen Zeitraum für einen bestimmten Zweck benötigst, den gewöhnliche Multifunktionsgeräte nicht erfüllen können. Durch das Mieten steht dir ein entsprechendes Gerät zur Verfügung ohne die sonst anfallende hohe Investition.

Achtung Wartungsvertrag: Achte im Wartungsvertrag genau auf die Details, damit bei einem Schaden oder anderen Druckerproblemen nicht das böse Erwachen kommt! Lies immer alle Klauseln des Wartungsvertrags und des Leasing-Vertrags durch!

Übersicht Vorteile Drucker-Leasing:

  • Wartung und Reparaturen können je nach Vertrag mit der Leasing-Rate abgedeckt sein
  • Verbrauchsmaterial kann beim Leasing enthalten sein
  • Gegebenenfalls genaue Abrechnung der Kosten für Verbrauchsmaterial anhand des Druckvolumens
  • keine Voll-Investition in ein eigenes Gerät, sondern monatliche Leasing-Beiträge
  • kurze und lange Laufzeiten möglich
  • gegebenenfalls Mietkauf Vertragsbestandteil
  • nach Vertragsablauf neueres, moderneres Gerät leasen

Nachteile Drucker-Leasing

Du hast die Aufgabe, aus den vielen Anbietern den passenden Leasing-Partner herauszusuchen und dort wiederum das passende Angebot für deinen Bedarf zu ermitteln. Beim Vertrag kommt es auf die Klauseln an und ebenfalls darauf, versteckte Kosten nicht zu übersehen. Versicherungen, die dich und den Drucker-Leasing-Anbieter absichern, können beispielsweise Vertragsbestandteil sein. Gegebenenfalls musst du trotz der Miete die Kosten für Wartung und Reparatur tragen. Manche Verträge laufen auf einen Mietkauf hinaus, dann bist du gezwungen nach Ablauf der Leasing-Dauer den Kopierer oder Drucker zu übernehmen.

Nicht zu vergessen: Häufig bist du durch den Vertrag an teures Druckerzubehör gebunden und hast dadurch nicht die Wahl, auf beispielsweise wiederaufbereitete und dadurch umweltschonende Tintenpatronen oder Toner bzw. auf generell kompatibles, nicht originales Druckerzubehör auszuweichen.

Extra-Tipp: Ein Mietkauf wird auch steuerlich anders behandelt als ein „echtes“ Drucker-Leasing – auch dann, wenn der Vertragsbestandteil offiziell als Drucker-Leasing bezeichnet wird. Der Fiskus schaut darauf, ob am Ende des Leasingzeitraums der Kauf des Geräts Vertragsbestandteil ist. Ist dem so, wird die steuerliche Beurteilung gemäß Mietkauf angewendet. Wir sind keine Steuerberater, daher machen wir darauf aufmerksam, dass du dieses Thema gegebenenfalls mit deinem Steuerberater besprechen solltest.

Übersicht Drucker-Leasing Nachteile:

  • sorgfältige, zeitraubende Auswahl des passenden Drucker-Leasings aus den zahlreichen Anbietern und Konditionsangeboten
  • Mögliche versteckte Kosten in den Vertragsklauseln
  • Kosten für Wartungsvertrag erhöhen Leasing-Beitrag
  • Mache Verträge laufen auf unerwünschten Mietkauf hinaus
  • Gebunden an die Vertragslaufzeit
  • Gegebenenfalls Bindung an teures Verbrauchsmaterial

Für wen ist Drucker-Leasing geeignet?

Ganz klar besteht die hauptsächliche Zielgruppe für Drucker-Leasing aus Kleinunternehmen und mittelständischen Unternehmen, die sogenannten KMU, sowie aus Großunternehmen. Wie eingangs erwähnt kann es je nach Kapital besonders für Gründer interessant sein, Drucker und Kopierer zu mieten und so hohe Investitionen zu verschieben bzw. anders zu gestalten.

Doch auch für Privatpersonen gibt es Angebote für das Drucker-Leasing. Diese Verträge weisen nur wenige Euro pro Monat an Leasing-Kosten auf und beinhalten häufig auch das Verbrauchsmaterial wie Toner bzw. Tinte. Drucker-Leasing für Privatleute lohnt sich gegebenenfalls dann, wenn tatsächlich nur über einen überschaubaren Zeitraum ein Drucker benötigt wird. Geht es dir beispielsweise vor allem um einen Multifunktionsdrucker, weil du kurzfristig einen Scanner plus Druckfunktion in Anspruch nehmen möchtest, du aber die Investition in einen eigenen Multifunktionsdrucker scheust, kann ein solches Drucker-Leasing für Privat der Ausweg sein. So manche Studenten-WG verschafft sich so günstig den Zugang zu einem Drucker mit Scanner vor Ort und können sich sogar die niedrigen Kosten für den Drucker für das Studium teilen.


Drucker-Leasingvertrag: Darauf sollte geachtet werden

Es ist enorm wichtig, alle Vertragsklauseln zu studieren. Lies dir den gesamten Vertrag genau durch und stelle dem Anbieter deine Fragen, wenn etwas unklar ist. Manche Leasing-Anbieter lassen auch mit sich verhandeln, äußere also deine Wünsche und schaue, wie darauf reagiert wird. Dir steht durchaus der Weg zu einem anderen Anbieter offen, wenn dir die Konditionen nicht zusagen. Achte auch darauf, was mit dem Drucker, Kopierer oder Multifunktionsdrucker am Ende der Laufzeit passiert – geht er zurück an den Anbieter oder geht er in dein Eigentum über? Zu welchen Konditionen? Mindestens genauso wichtig ist für dich, die mögliche Laufzeit zu beachten. Von wenigen Wochen bis zu mehreren Jahren können Drucker-Leasingverträge laufen.

Achte beim Drucker-Leasingvertrag auf folgende Punkte:

  • Vertragsklauseln und -bedingungen?
  • Kosten?
  • Welche Laufzeit?
  • Bindung an Wartungsverträge?
  • Bindung an Verbrauchsmaterial?
  • Vorgehen bei Schäden am Gerät?
  • Was passiert mit dem Gerät am Ende der Laufzeit?

Wie teuer ist Drucker-Leasing?

Die Kosten für Drucker-Leasing bewegen sich zwischen wenigen Euro im einstelligen Bereich bis zu drei- bis vierstelligen Beträgen für Unternehmen.


Darf ich den Drucker behalten nach Ablauf des Leasing-Zeitraums?

Das kommt auf die Vertragsbedingungen an. Beachte bitte, dass bei einer vertraglich festgelegten Übernahme des Geräts der Leasing-Vertrag als Mietkauf gehandhabt wird!


Wann kaufe ich besser einen Drucker?

Wenn du den Drucker dauerhaft nutzen möchtest, ist ein Druckerkauf sinnvoller. Falls du die Kaufsumme nicht aufbringen kannst, könnte ein Ratenkauf eine Alternative sein. Auch gebrauchte Drucker mindern die Ausgaben für einen Druckerkauf. Nicht nur Privatleute, sondern auch Unternehmen verkaufen gebrauchte Drucker. Zudem gibt es professionelle Anbieter, die gebrauchte Drucker generalüberholt anbieten.


Drucker-Leasing vom Hersteller

Einige Hersteller bieten Drucker-Leasing für ihre Drucker- und Kopiersysteme an. Zu diesen Herstellern zählen beispielsweise Brother, Canon und Xerox. Die Angebote gelten teilweise nur für Geschäftskunden. Die genauen Konditionen und Kosten ändern sich von Zeit zu Zeit, daher solltest du dich bei Interesse an einem Drucker-Leasing durch den Hersteller bei diesem informieren.


Fazit zum Drucker-Leasing

Die Drucker-Leasing-Landschaft ist sehr vielfältig. Manche Anbieter haben sich auf bestimmte Zielgruppen spezialisiert wie beispielsweise Privatpersonen, KMU oder Großunternehmen. Leasing-Verträge sind sehr unterschiedlich und können kritische Klauseln enthalten, daher ist es wichtig, den Vertrag genauestens zu studieren. Von Vorteil ist vor allem beim Mieten eines Druckers, dass du Kosten auf (meist) monatliche Ausgaben verteilst, anstatt direkt ein Gerät komplett zu kaufen.


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