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Sparsam drucken: 18 Tipps zum Druckkosten senken

Ein Drucker druckt Geld„Meine Mittel will ich so verwalten, dass wenig weit soll reichen.“ William Shakespeare ahnte nicht, dass sich seine Aussage Jahrhunderte später wunderbar aufs Drucken anwenden ließe. Und doch ist es genauso: Drucken kann einen ordentlichen Anteil deines Budgets vereinnahmen. Wenn du sparsam drucken und Druckkosten senken möchtest – und damit sogar einen wertvollen Beitrag zum Schutz der Umwelt beitragen willst – kannst du mit unseren Tipps viel erreichen.

Wir zeigen dir einerseits, wie du mit der richtigen Druckerwahl und Druckerzubehör-Auswahl Geld sparen kannst, und andererseits, welche Tricks und Kniffe es gibt, um im Druckalltag Ressourcen zu schonen. Unter dem Strich verraten wir dir in diesem Ratgeber also, wie du Druckkosten senken und mehr aus deinem Druckbudget herausholen kannst. Gleichzeitig ergeben sich ohne viel Zutun durch dein Druckverhalten Vorteile für Umwelt und Klima.

Sparsam drucken: Drucker und Verbrauchsmaterial

Wirtschaftlich Drucken beginnt bereits bei der Auswahl und der Anwendung deines Druckers sowie der Verbrauchsmaterialien bzw. des Druckerzubehörs. Hier die ersten Tipps zum Themenfeld Druckkosten senken, die auch für Unternehmer und Selbstständige interessant sind:

Tipp 1: Kaufe einen Drucker entsprechend deinen Anforderungen; berücksichtige, wie viel und wie oft du druckst.

viele verschiedene Drucker in einem RegalFalls du ohnehin einen neuen Drucker kaufen möchtest, kannst du bei der Auswahl und Anschaffung ansetzen, um künftig sparsam zu drucken und dauerhaft deine Kosten zu senken.

Überlege genau, welche Anforderungen du an das Gerät hast, beispielsweise:

  • Wie oft und wie viel werde ich drucken?
  • Werde ich eher Dokumente oder viele Fotos drucken?
  • Sollen mehrere Personen den Drucker verwenden können?
  • ... (eigene Anforderungen)

Aus diesen und ähnlichen Überlegungen ergeben sich unterschiedliche Antworten:

  • Für Familien und WGs ist ein WLAN-Drucker eine gute Anschaffung, denn so können alle bequem auf ein Gerät zugreifen und sich anfallende Druckkosten teilen.
  • Mit einem Laserdrucker bist du bei einem hohen Druckaufkommen von Dokumenten besser beraten als mit einem Tintenstrahldrucker.
  • Ein Tintenstrahldrucker lohnt sich jedoch, wenn du vermehrt Foto- und besonders hochwertige Farbausdrucke angefertigt willst, denn hier trumpft bisher die Tintentechnologie. Allerdings bleibt zu bedenken, dass bei seltenem Druckvorkommen Tintenpatronen eintrocknen können, ein Problem, das bei einem Laserdrucker mit Tonerkartusche nicht auftreten wird.
  • Die Anschaffung eines Druckers mit automatischer Duplexeinheit kann sinnvoll sein, um Druckerpapier zu sparen, siehe Tipp 12.
  • Vielfach praktisch erweist sich auch ein Multifunktionsgerät, mit dem du neben Ausdrucken auch Scans und Kopien realisieren kannst.
  • ...

Du siehst, dass viele Variablen beeinflussen, welches Gerät am besten für die Anschaffung geeignet sein könnte. Mehr dazu kannst du in unserem Laserdrucker-Tintenstrahldrucker-Vergleich nachlesen.

Für deine Kaufentscheidung ist zudem unser nächster Tipp wichtig:


Tipp 2: Wähle einen Drucker mit niedrigem Stromverbrauch.

Du solltest bei der Auswahl eines neuen Druckers unbedingt auf die Verbrauchswerte beim Strom achten. Moderne Druckgeräte bieten bei gleicher Leistung häufig einen geringeren Energieverbrauch, als es bei älteren Druckern der Fall ist. Bei den entstehenden Stromkosten für den Betrieb unterscheiden sich die Modelle verschiedener Hersteller stark und du kannst mit einer klugen Entscheidung Druckkosten sparen und zusätzlich die Umwelt entlasten.

Schaue wegen der Stromkosten unbedingt auch auf den Verbrauch im Stand-By-Modus. Das gilt vor allem bei Laserdruckern, weil diese für gewöhnlich eher im Stand-By betrieben werden als Tintenstrahler.

Zudem: Bei aktuellen Druckern sind oft auch Verbesserungen hinsichtlich der Verschleißteile (Bildtrommel etc.) und der Verbrauchsmaterialien (Tinte bzw. Toner) vom Hersteller vorgenommen worden, was sich meist als einen finanziellen Vorteil erweist.

Drucker mit Umweltsiegel Blauer EngelMöchtest du sparsam drucken und zusätzlich einen Beitrag zum Klimaschutz leisten, kannst du dir die Auswahl vereinfachen: Druckgeräte mit dem Umweltzeichen „Blauer Engel“. Diese Geräte sind unter anderem umweltfreundlich aufgrund ihres geringen Energieverbrauchs, geringer Emissionen und sie sind zudem langlebig.

All diese Punkte helfen

  • deinem Geldbeutel durch effektives Druckkosten senken in den genannten Belangen und
  • der Umwelt, weil weniger Energie (samt zusammenhängendem CO2-Ausstoß) erzeugt werden muss und geringere Emissionen auftreten.

Zwar mögen für umweltschonende Drucker die reinen Druckerkosten (Anschaffungskosten) höher sein, doch unter dem Strich sparst du Druckkosten ein.


Tipp 3: Checke vor dem Druckerkauf die Preise der Verbrauchsmaterialien.

Die Folgekosten eines Druckers oder Multifunktionsgeräts bestehen zu einem Großteil aus dem Einkauf von Toner oder Tintenpatronen, Druckerzubehör, das sehr kostenintensiv sein kann. Deshalb ist es für dich mehr als sinnvoll, dir nach einer Vorauswahl deiner Druckerfavoriten die Preise der dazugehörenden Verbrauchsmaterialien anzuschauen und zu vergleichen und nicht nur auf die Druckerkosten zu achten.

Beachte beim Vergleich auch die Reichweite der Patronen. Die Reichweite beeinflusst stark die Druckkosten, die du senken möchtest. Die dazugehörende Angabe wird auch "Kapazität" genannt und weist aus, wie viele Standardseiten du mit einer Kartusche anfertigen kannst.

Und: Besonders niedrige Anschaffungskosten eines Druckers bedeuten meist, dass die Verbrauchsmaterialien wie Druckerpatronen entsprechend teurer sind. Die Druckerhersteller wie HP, Canon, Samsung und alle weiteren kalkulieren bei niedrigen Preisen für Geräte hohe Kosten für Verbrauchsmaterialien (Patronen, Tonerkartuschen) ein, um dennoch an ihren günstigen Druckern zu verdienen. Schaue dir also vor einem besonders preiswerten Drucker-Kaufangebot die Preise der dazu passenden Tintentanks oder Toner genau an, bevor du ein vermeintliches Schnäppchen machst. Vergleiche gerne auch die Preise unserer SUPERPATRONEN mit denen von Originalpatronen des Herstellers.

Info: Wusstest du, dass unsere SUPERPATRONEN aus Originalpatronen und originalen Tonerkartuschen in Deutschland hergestellt werden? Unsere Tintenpatronen werden umweltschonend wiederaufbereitet, hochwertig befüllt und sind bei gleicher Qualität sogar günstiger als das originale Verbrauchsmaterial der Druckerhersteller.


Tipp 4: Bevorzuge bei der Wahl eines Farb-Tintenstrahldruckers solche mit einzelnen Tintentanks statt Kombi-Farbpatrone.

einzelne Farb-Tintenpatronen in Schwarz, Cyan, Magenta und GelbKombi-Patronen, in denen die Druckfarben Cyan, Magenta und Gelb in einer Kartusche enthalten sind, verursachen höhere Druckkosten. Hersteller wie beispielsweise HP verwenden in einigen Modellen noch solche Farbpatronen, die ersetzt werden müssen, wenn nur eine der Druckfarben leergedruckt wurde.

Das bedeutet für dich nicht nur, hoher Tintenverbrauch und häufiger die Farbpatrone wechseln und entsprechend tiefer in die Tasche greifen zu müssen, sondern auch höhere Müllberge und die Verschwendung von wertvollen Ressourcen. Der Umweltaspekt spricht im letzten Punkt stark für einzelne Farbtanks, weil pro neu produzierter Kartusche u. a. 3 Liter Erdöl aufgebracht und Mengen an CO2 ausgestoßen werden.


Tipp 5: Schalte den Drucker richtig aus. 

Laserdrucker: Dieser verbraucht im Stand-By-Modus Strom und je nach Modell kann sich das über die Zeit ordentlich summieren. Daher solltest du ihn stets komplett vom Strom nehmen, wenn du ihn nicht in absehbarer Zeit benutzen wirst, um Stromkosten zu senken und damit auch diesen Teil der Druckkosten. Einige Laserdrucker besitzen einen Aus-Schalter am Gerät, falls nicht, oder wenn du völlig sichergehen willst, schließe ihn über einen Mehrfachstecker mit On-Off-Schalter an und nimm ihn darüber vom Stromnetz.

Tintenstrahldrucker: Bei einem Drucker mit Tintenpatronen musst du anders vorgehen als bei einem Laserdrucker. Ist abzusehen, dass er längere Zeit nicht benutzt werden soll, lohnt es sich natürlich, ihn vom Strom zu nehmen; nutze jedoch unbedingt den Ausschalter des Geräts, damit der Wagen mit den Tintenpatronen an die optimale Stelle gefahren wird, wo sie am wenigsten austrocknen können. Erst dann solltest du den Stecker ziehen oder ihn über einen Mehrfachstecker ausschalten.

Wird der Tintenstrahldrucker jedoch regelmäßig verwendet, lasse ihn besser im Stand-By-Modus – und das hat einen guten Grund: Nachdem ein Tintenstrahldrucker vom Stromnetz genommen wurde und neu angeschaltet wird, spülen viele Modelle die Druckköpfe mit Tinte. Das wiederspricht dem Ziel sparsam drucken, denn ein hoher Verbrauch der relativ teuren Tinte ist so gewiss. Besonders bei Farb-Tintenstrahlern mit drei Farbtanks plus schwarzer Patrone bewirkt das einen enormen Tintenverbrauch, der vermeidbar ist. Und auch hier ist hervorzuheben: Ein kluges Betreiben des Druckers bedeutet zusätzlich die Einsparung von Ressourcen.


Tipp 6: Setze auf qualitatives Papier.

Wer beim Papier spart, spart oft an der falschen Stelle, insbesondere, wenn du einen Tintenstrahldrucker besitzt. Im ersten Moment mögen die Ausgaben kleiner wirken, doch billiges Papier saugt mehr Tinte auf und der Verbrauch ist entsprechend höher. Auch neigt es dazu, mehr Papierstaub abzugeben, was wiederum deinen Drucker verschmutzt und einen schnelleren Verschleiß bedeutet – und das Drucken verteuert, denn auch Ersatzteile fließen in das Druckbudget ein. Es ist also durchaus sinnvoll, qualitatives Papier anzuschaffen, um Druckkosten zu senken, auch wenn es zunächst im Geldbeutel nicht danach aussieht.


Tipp 7: Kaufe Druckerpapier passend zur Technologie deines Geräts.

Stapel DruckerpapierFür einen Laserdrucker solltest du Laserdrucker-Papier kaufen; für einen Tintenstrahldrucker eignet sich Inkjet-Druckerpapier, das optimal Druckertinte annimmt. Fotopapier ist für erstklassige Ergebnisse natürlich unerlässlich, hier solltest du nicht am falschen Ende sparen.

Jedes dieser Papiersorten ist auf den entsprechenden Anwendungsbereich abgestimmt und unterstützt nicht nur schöne Druckergebnisse, sondern verringert auch den Toner- bzw. Tintenverbrauch.


Tipp 8: Wähle Papier mit einem Gewicht passend zu deinem Druckvorhaben.

Du kannst durchaus trotz guten Papiers sparen, indem du auf ein passendes Papiergewicht achtest. Fachlich korrekt spricht man dabei von der Grammatur des Papiers, sie wird in g/m2 (Gramm pro Quadratmeter) angegeben. Umso höher die Grammatur ist, umso fester ist durch das höhere Gewicht das Papier, gleichzeitig ist der Preis für Druckerpapier mit einer geringen Grammatur meist günstiger als für die dickeren Blätter.

Dokumente für deine persönliche Ablage kommen gut mit einer Papierstärke von 60 bis 80 g/m2 aus oder sogar mit einer geringeren. (Wobei du darauf achten musst, welche Grammaturen dein Drucker verarbeiten kann. Schaue azu in dein Drucker-Handbuch oder auf den Webseiten des Druckerherstellers nach). Wichtige Dokumente wie Geschäftsbriefe oder eine Masterarbeit solltest du dagegen auf Papier mit einer Grammatur von 100 bis 130 g/m2 ausdrucken.


Papier sparen beim Drucken

Drucken verbraucht unweigerlich Druckerpapier. Dennoch – oder gerade deswegen – bieten sich dir mit wenig Aufwand beim Papier Möglichkeiten fürs Druckkosten sparen, indem du den Papierverbrauch senkst:

Tipp 9: Drucke nur, was du auch wirklich ausdrucken musst.

Viele Dokumente müssen nicht als Papierversion vorliegen, sondern es genügt, sie digital zu speichern. Auf diese Weise hast du auf simpelste Art weniger Kosten, denn es spart Papier wie Tinte bzw. Toner. Einige Unternehmen verfolgen sogar das Ziel, so gut wie möglich generell auf Papier zu verzichten, und die Mitarbeiter und Unternehmer profitieren davon sogar organisatorisch. Lasse dich gerne auch für den privaten Bereich oder dein Business von unserem ausführlichen Artikel zum papierlosen Büro inspirieren.


Tipp 10: Nutze Tools, wenn du eine Webseite ausdrucken möchtest.

Du hast einen guten Grund, weshalb du den Inhalt einer Webseite ausdrucken möchtest, allerdings kann das zu einer echten Papierverschwendung mutieren. Auch Tinte oder Toner wird unnötig verbraucht, was Kosten hochtreibt, denn: Viele Elemente wie Werbung und nicht relevante Inhalte werden ebenfalls ausgedruckt.

Das kannst du mit folgenden Möglichkeiten umgehen:

  1. Wenn es dir nur um den Text geht, kannst du diesen in den allermeisten Fällen kopieren und in ein Textdokument zum Drucken einfügen.
  2. Allerdings gibt es auch tolle Tools, die sparsam drucken vereinfachen. Beispielsweise gibt es für solche Zwecke Erweiterungen für die gängigen Browser, die du über eine Internetsuche schnell auffinden und installieren kannst.
  3. Eine weitere Alternative ist zum Beispiel der kostenlose Service auf printfriendly.com. Dort gibst du den Link der Webseite, die du (teilweise) ausdrucken möchtest, ein und es wird eine sinnvolle Druckansicht ausgegeben, die du sogar noch auf verschiedene Weisen anpassen kannst. Das spart nicht nur Kosten, sondern auch Zeit und bietet Komfort.

Tipp 11: Prüfe vor jedem Ausdruck genau dein Dokument.

Mit einer fokussierten Kontrolle von Dokumenten vor dem Druck kannst du rechtzeitig Schreibfehler oder Darstellungsfehler korrigieren und musst nicht unter Umständen fehlerhafte Ausdrucke entsorgen. Falls doch ein solcher Druckauftrag vorgekommen sein sollte, nutze die fehlerhaften Drucke als Schmierzettel (sofern das aus Datenschutzgründen möglich ist).


Tipp 12: Prüfe die Druckvorschau vor dem Druck.

Screenshot DruckvorschauSchaue bevor einen Druckauftrag ausführst genau die Druckvorschau an und korrigiere gegebenenfalls die Datei. Oft ist es möglich, Absätze zu verringern, sodass nicht ein weiteres Blatt mit nur wenigen Zeilen beim Ausdruck verwendet werden muss. Statt Absätze zu verkleinern kannst du auch die Schriftart verkleinern, um einen ähnlichen Effekt zu erzielen.

Falls du ein mehrseitiges Dokument ausdrucken möchtest, prüfe in der Druckvorschau, ob unnötige Seiten ausgespart werden können. Seiten vom Druck ausschließen kannst du über die Funktion „Seiten von bis“. Es ist nach einer kurzen Gewöhnungsphase leicht, routinemäßig die Druckvorschau zum Druckkosten senken in den Alltag zu integrieren. Besonders in Unternehmen können auf diese Weise von jedem Mitarbeiter jede Menge Kosten vermieden werden.

Diese Maßnahmen sparen zusätzlich Tinte bzw. Toner!


Tipp 13: Nutze den Duplexdruck.

Papier lässt sich beidseitig bedrucken, vor allem ist das mit einem Drucker mit automatischer Duplexeinheit bequem umzusetzen. So sparst du die Hälfte an Papier! In vielen Fällen macht es nämlich keinen Unterschied, wenn du Papier beidseitig bedruckst – allerdings kannst du deutlich Druckkosten sparen. Nur solltest du darauf achten, nicht zu dünnes Druckerpapier zu verwenden.

In diesem Video werden Papierrecycling und Tipps zum sparsamen Drucken gezeigt:


Tipp 14: Drucke mehrere Seiten auf ein Blatt.

Es ist unkompliziert möglich, mehrere Seiten auf ein Blatt abzudrucken. Das kannst du in den Druckeinstellungen gängiger Textverarbeitungsprogramme wie beispielsweise Open Office, aber auch bei PDF-Programmen einstellen.

Ein praktisches Beispiel: Du stellst in den Optionen auf Querformat um und gleichzeitig lässt du zwei Seiten auf einem Blatt abbilden. Angenommen, du kombinierst dieses Vorgehen mit dem Duplexdruck aus Tipp 12, so benötigst du nur ein Viertel(!) von dem Papier, das du ohne diesen Vorschlag aufwenden müsstest. So kann sparsam drucken und Druckkosten senken aussehen!

Info: Wusstest du, dass Deutschland beim Papierverbrauch (einschließlich Karton und Pappe) 2012 im internationalen Vergleich noch vor den USA auf Platz 1 lag? 


Großes Potenzial: Toner und Tinte sparen

Neben Verschleißteilen, die bei manchen Druckermodellen nach einer bestimmten Leistung ausgetauscht werden müssen, sind vor allem Patronen und Tonerkartuschen kostenintensiv. Lasse dir daher Sparchancen bei Tinte und Toner nicht entgehen und senke deine Druckkosten:

Tipp 15: Drucke Schwarz-Weiß, also monochrom.

Farbausdrucke sind in der Regel teurer als Schwarz-Weiß-Ausdrucke. Daher ist es für dich zum sparsam Drucken sinnvoll, statt den Farbdruck zu nutzen monochrom zu drucken, wann immer es geht. Wähle dazu in den Druckereinstellungen „monochrom drucken“, manchmal auch als „nur schwarz verwenden“ und ähnlich bezeichnet. Wenn du beispielsweise eine E-Mail mit buntem Logo oder Bild ausdruckst, ist es in den allermeisten Fällen irrelevant, wenn diese unwichtige Grafik Schwarz-Weiß statt als Farbduck zu Papier gebracht wird. Allerdings werden dadurch nicht die Farbpatronen oder Farb-Tonerkartuschen beansprucht, sondern nur die im Normalfall günstigere schwarze.

Achtung bei Graustufen: Einige Druckermodelle bieten zum Druck Graustufen an. Allerdings handelt es sich nicht um einen Schwarz-Weiß-Druck, sondern die Grautöne werden über die Farbpatronen bzw. Farbtoner umgesetzt! Wiederum treibt das die Kosten in die Höhe. Vermeide also zum Druckkosten senken Druck mit Graustufen und gehe in den Druckereinstellungen zu "nur schwarz verwenden" über.


Tipp 16: Nutze den Entwurfsmodus oder ähnliche Modi.

Wenn möglich, solltest du als Druckeinstellung den Entwurfsmodus wählen; ähnlich funktionieren Modi wie Sparmodus oder ein Modus für Probedrucke mit geringerer Auflösung. Sie alle haben gemeinsam, dass der Tinten- bzw. Tonerverbrauch verringert wird.

Allerdings werden die Ausdrucke als Entwurf blasser, was jedoch bei vielen Dokumenten kein Problem darstellt und im Sinne des sparsamen Druckens ja das Ziel ist. Du kannst den Sparmodus oder Entwurfsmodus in den Druckereinstellungen als Standardmodus setzen und musst so nicht vor jedem Druckvorgang daran denken. Ausdrucke in höchster Qualität statt als Entwurf solltest du nur dann anfertigen, wenn es dem Anwendungszweck entspricht; für einen bequemen Wechsel in die höchste Druckqualität kannst du ein zweites Druckerprofil anlegen, auf das du im Fall der Fälle mit wenigen Klicks zugreifst.

Du verringerst mit der Verwendung des Entwurfsmodus als Standard übrigens nicht nur den Verbrauch von Toner oder Tinte und somit Druckkosten, sondern die Ausdrucke werden zudem schneller angefertigt – ein positiver Nebenaspekt, denn „wir haben ja keine Zeit.“


Tipp 17: Vermeide Schatten beim Kopieren.

In einen Kopierer wird ein Blatt eingelegtFalls du ein Multifunktionsgerät besitzt und damit kopierst, schließe den Deckel so gut wie möglich, damit weniger Schatten entsteht und ungewünscht mitausgedruckt wird. Das würde den Tonerverbrauch nämlich in die Höhe schnellen lassen. Auch die Zoom-Funktion eines Kopierers kann helfen, solche Schattierungen, die Toner verbrauchen, zu vermeiden.


Tipp 18: Wähle eine sparsame Schriftart.

sparsame SchriftartenTatsächlich beeinflusst auch die gewählte Schriftart (Font) den Verbrauch von Toner oder Tinte und hat somit direkte Auswirkungen auf die Druckkosten. Willst du sparsam drucken, verwende dünne Schriftarten. Als besonders sparsam gelten Garamond, Century Gothic und Ecofont Vera Sans.

Falls du nicht auf deinen gewohnten Font verzichten möchtest, gibt es dennoch eine Lösung: Der niederländische Anbieter Ecofont B.V. bietet gegen einen kleinen, jährlichen Obulus eine Software, die vor jedem Ausdruck die Schrift tintensparender gestaltet, ohne dabei das Aussehen für das menschliche Auge merklich zu verändern. Im Endeffekt werden weniger Pixel bei Buchstaben und Satzzeichen gedruckt. Das schafft laut Ecofont. B.V. eine Tintenersparnis von bis zu 50 Prozent. Entsprechend kannst du so auch bequem Druckkosten senken.

Anregung: Dir liegt die Umwelt am Herzen und du arbeitest in einem Unternehmen mit einem gewissen Druckkaufkommen? Du könntest deine Chefs und Kollegen animieren, unsere Tipps zu berücksichtigen – oder zumindest den für den Betrieb umsetzbaren Teil davon. Das Argument, das damit Druckkosten senken möglich ist, solltest du vor allem in der Chefetage nicht vergessen. Plus: Immer mehr Menschen handeln umwelt- und klimabewusst, auch Kunden interessieren sich dafür und bestimmt auch einige Kollegen. Lasse diese Chance nicht auf der Strecke liegen, sondern ergreife mutig Initiative!

Info: Wusstest du, dass Deutschland mit 25 Prozent den größten Marktanteil beim Kauf von Druckerpatronen und Toner in Europa ausmacht? Noch mehr Fakten findest du in unserer umfangreichen umweltorientierten Druckerpatronen-Studie.


Bildquellen:

  • Bild-ID: 46931355 - Nick_Freund, depositphotos.com
  • Bild-ID: 12196973 - Smileus, depositphotos.com

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