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Sparsam drucken: 18 Tipps zum Druckkosten senken

„Meine Mittel will ich so verwalten, dass wenig weit soll reichen.“ William Shakespeare ahnte nicht, dass sich seine Aussage Jahrhunderte später wunderbar aufs Drucken anwenden ließe. Und doch ist es genauso: Drucken kann einen ordentlichen Anteil deines Budgets vereinnahmen. Wenn du sparsam drucken möchtest – und damit sogar einen wertvollen Beitrag zum Schutz der Umwelt beitragen willst – kannst du mit unseren Tipps viel erreichen.

Wir zeigen dir einerseits, wie du mit der richtigen Drucker- und Zubehörauswahl Geld sparen kannst, und andererseits, welche Tricks und Kniffe es gibt, um im Druckalltag Ressourcen zu schonen. Unter dem Strich verraten wir dir in diesem Ratgeber also, wie du Druckkosten senken und mehr aus deinem Druckbudget herausholen kannst.

Sparsam drucken: Drucker und Verbrauchsmaterial

Wirtschaftlich Drucken beginnt bereits bei der Auswahl und der Anwendung deines Druckers sowie der Verbrauchsmaterialien:

Tipp 1: Kaufe einen Drucker entsprechend deinen Anforderungen; berücksichtige, wie viel und wie oft du druckst.

Falls du ohnehin einen neuen Drucker kaufen möchtest, kannst du bei der Auswahl ansetzen, um künftig sparsam zu drucken. Überlege dir genau, welche Anforderungen du an das Gerät hast, wie beispielsweise: Wie oft und wie viel werde ich drucken? Werde ich eher Dokumente oder viele Fotos drucken? Sollen mehrere Personen den Drucker verwenden können?

Aus diesen Überlegungen ergeben sich unterschiedliche Antworten: Für Familien und WGs ist ein WLAN-Drucker eine gute Anschaffung, denn so können alle bequem auf ein Gerät zugreifen und sich anfallende Druckkosten teilen. Mit einem Laserdrucker bist du bei einem hohen Druckaufkommen von Dokumenten besser beraten als mit einem Tintenstrahldrucker. Dieser lohnt sich jedoch, wenn du vermehrt Foto- und besonders hochwertige Farbausdrucke angefertigt willst, denn hier trumpft bisher die Tintentechnologie. Allerdings bleibt zu bedenken, dass bei seltenem Druckvorkommen Tintenpatronen eintrocknen können, ein Problem, das bei einem Laserdrucker mit Tonerkartusche nicht auftreten wird. Die Anschaffung eines Druckers mit automatischer Duplexeinheit kann sinnvoll sein, um Druckerpapier zu sparen, siehe Tipp 12. Vielfach praktisch erweist sich auch ein Multifunktionsgerät, mit dem du neben Ausdrucken auch Scans und Kopien realisieren kannst.

Du siehst, dass viele Variablen beeinflussen, welches Gerät am besten geeignet sein könnte. Mehr dazu kannst du in unserem Laserdrucker-Tintenstrahldrucker-Vergleich nachlesen. Für deine Kaufentscheidung ist zudem unser nächster Tipp ratsam.

Tipp 2: Wähle einen Drucker mit niedrigem Verbrauch von Strom.

Du solltest bei der Auswahl eines neuen Druckers unbedingt auf die Verbrauchswerte beim Strom achten. Hier unterscheiden sich die Modelle verschiedener Hersteller stark und du kannst mit einer klugen Entscheidung sparen und zusätzlich die Umwelt entlasten.

Die modernen Druckgeräte bieten bei gleicher Leistung häufig einen geringeren Energieverbrauch – schaue hier auch auf den Verbrauch im Stand-By-Modus – und oft auch Verbesserungen hinsichtlich der Verschleißteile und der Verbrauchsmaterialien (Tinte bzw. Toner).

Möchtest du sparsam drucken und zusätzlich einen Beitrag zum Klimaschutz leisten, kannst du die Auswahl vereinfachen: Druckgeräte mit dem Umweltzeichen „Blauer Engel“. Diese Geräte sind unter anderem umweltfreundlich aufgrund eines geringen Energieverbrauchs, geringer Emissionen und sie sind zudem langlebig.

Tipp 3: Checke vor dem Druckerkauf die Preise der Verbrauchsmaterialien.

Die Folgekosten eines Druckers oder Multifunktionsgeräts bestehen zu einem Großteil aus dem Einkauf von Toner oder Tintenpatronen. Deshalb ist es für dich mehr als sinnvoll, dir nach einer Vorauswahl deiner Druckerfavoriten die Preise der dazugehörenden Verbrauchsmaterialien anzuschauen und zu vergleichen. Beachte dabei auch die Reichweite. Diese Angabe wird auch Kapazität genannt und weist aus, wie viele Standardseiten du mit einer Kartusche anfertigen kannst.

Mache dir zudem bewusst, dass besonders niedrige Anschaffungskosten eines Druckers oft bedeuten, dass die Verbrauchsmaterialien wie Druckerpatronen meist entsprechend teurer sind; die Druckerhersteller wie HP, Canon, Samsung und alle weiteren kalkulieren bei niedrigen Preisen für Geräte hohe Kosten für Verbrauchsmaterialien ein, um dennoch an diesen Produkten zu verdienen. Schau dir also vor einem besonders günstigen Drucker-Kaufangebot die Preise der dazu passenden Tinten- oder Tonertanks genau an, bevor du ein vermeintliches Schnäppchen machst. Vergleiche gerne auch die Preise unserer SUPERPATRONEN mit denen von Originalpatronen des Herstellers.

Info: Wusstest du, dass unsere SUPERPATRONEN aus Originalpatronen und originalen Tonerkartuschen in Deutschland hergestellt werden? Unsere Tintenpatronen werden umweltschonend wiederaufbereitet, hochwertig befüllt und sind bei gleicher Qualität sogar günstiger als das originale Verbrauchsmaterial der Druckerhersteller.

Tipp 4: Bevorzuge bei der Wahl eines Farb-Tintenstrahldruckers solche mit einzelnen Tintentanks statt Kombi-Farbpatrone.

Beachte auch, dass Kombi-Patronen, in denen die Druckfarben Cyan, Magenta und Gelb in einer Kartusche enthalten sind, höhere Druckkosten verursachen. Hersteller wie beispielsweise HP verwenden in einigen Modellen noch solche Farbpatronen, die ersetzt werden müssen, wenn nur eine der Druckfarben leer gedruckt wurde. Das bedeutet für dich nicht nur, häufiger die Farbpatrone wechseln und entsprechend tiefer in die Tasche greifen zu müssen, sondern auch eine Verschwendung von wertvollen Ressourcen und höhere Müllberge.

Tipp 5: Schalte den Drucker richtig aus. 

Laserdrucker: Dieser verbraucht im Stand-By-Modus Strom und je nach Modell kann sich das über die Zeit ordentlich summieren. Daher solltest du ihn stets komplett vom Strom nehmen, wenn du ihn nicht in absehbarer Zeit benutzen wirst. Einige Laserdrucker besitzen einen Ausschalter am Gerät, falls nicht, oder wenn du völlig sichergehen willst, schließe ihn über einen Mehrfachstecker mit Schalter an und nimm ihn darüber vom Stromnetz.

Tintenstrahldrucker: Bei einem Drucker mit Tintenpatronen musst du anders vorgehen als bei einem Laserdrucker. Ist abzusehen, dass er längere Zeit nicht benutzt werden soll, lohnt es sich natürlich, ihn vom Strom zu nehmen; nutze jedoch unbedingt den Ausschalter des Geräts, damit der Wagen mit den Tintenpatronen an die optimale Stelle gefahren wird, wo sie am wenigsten austrocknen können. Erst dann solltest du den Stecker ziehen oder ihn über einen Mehrfachstecker ausschalten.

Wird der Tintenstrahldrucker jedoch regelmäßig verwendet, lasse ihn besser im Stand-By-Modus – und das hat einen guten Grund: Nachdem ein Tintenstrahldrucker vom Stromnetz genommen wurde und neu angeschaltet wird, spülen viele Modelle die Druckköpfe mit Tinte. Das wiederspricht dem Ziel sparsam drucken, denn ein hoher Verbrauch der relativ teuren Tinte ist so gewiss.

Tipp 6: Setze auf qualitatives Papier.

Wer beim Papier spart, spart oft an der falschen Stelle, insbesondere, wenn du einen Tintenstrahldrucker besitzt. Im ersten Moment mögen die Ausgaben kleiner wirken, doch billiges Papier saugt mehr Tinte auf und der Verbrauch ist entsprechend höher. Auch neigt es dazu, mehr Papierstaub abzugeben, was wiederum deinen Drucker verschmutzt und einen schnelleren Verschleiß bedeutet – und das Drucken verteuert, denn auch Ersatzteile fließen in das Druckbudget ein. Es ist also durchaus sinnvoll, qualitatives Papier anzuschaffen.

Tipp 7: Kaufe Druckerpapier passend zur Technologie deines Geräts.

Für einen Laserdrucker solltest du Laserdrucker-Papier kaufen; für einen Tintenstrahldrucker eignet sich Inkjet-Druckerpapier, das optimal Druckertinte annimmt. Fotopapier ist für erstklassige Ergebnisse natürlich unerlässlich, hier solltest du nicht am falschen Ende sparen. Jedes dieser Papiersorten ist auf den entsprechenden Anwendungsbereich abgestimmt und unterstützt nicht nur schöne Druckergebnisse, sondern verringert auch den Toner- bzw. Tintenverbrauch 

Tipp 8: Wähle Papier mit einem Gewicht passend zu deinem Druckvorhaben.

Du kannst durchaus trotz guten Papiers sparen, indem du auf ein passendes Papiergewicht achtest. Fachlich korrekt spricht man dabei von der Grammatur des Papiers, sie wird in g/m2 (Gramm pro Quadratmeter) angegeben. Umso höher die Grammatur ist, umso fester ist durch das höhere Gewicht das Papier, gleichzeitig ist der Preis für Druckerpapier mit einer geringen Grammatur meist günstiger als für die dickeren Blätter.

Dokumente für deine persönliche Ablage kommen gut mit einer Papierstärke von 60 bis 80 g/m2 aus oder sogar mit einer geringeren. Wichtige Dokumente wie Geschäftsbriefe oder eine Masterarbeit solltest du dagegen auf Papier mit einer Grammatur von 100 bis 130 g/m2 ausdrucken.

Papier sparen beim Drucken

Drucken verbraucht unweigerlich Druckerpapier. Dennoch – oder gerade deswegen – bieten sich dir mit wenig Aufwand beim Papier Möglichkeiten fürs Druckkosten sparen:

Tipp 9: Drucke nur, was du auch wirklich ausdrucken musst.

Viele Dokumente müssen nicht als Papierversion vorliegen, sondern es genügt, sie zu speichern. Einige Unternehmen verfolgen sogar das Ziel, so gut wie möglich generell auf Papier zu verzichten, und profitieren davon sogar organisatorisch. Lasse dich gerne auch für den privaten Bereich oder dein Business von unserem ausführlichen Artikel zum papierlosen Büro inspirieren.

Tipp 11: Nutze Tools, wenn du eine Webseite ausdrucken möchtest.

Du hast einen guten Grund, weshalb du den Inhalt einer Webseite ausdrucken möchtest, allerdings kann das zu einer echten Papierverschwendung mutieren. Auch Tinte oder Toner wird unnötig verbraucht, denn: Viele Elemente wie Werbung und nicht relevante Inhalte werden ebenfalls ausgedruckt.

Wenn es dir nur um den Text geht, kannst du diesen in den allermeisten Fällen kopieren und in ein Textdokument zum Drucken einfügen. Allerdings gibt es auch tolle Tools, die sparsam drucken vereinfachen. Beispielsweise gibt es für solche Zwecke Erweiterungen für die gängigen Browser, die du über eine Internetsuche schnell auffinden und installieren kannst.

Eine weitere Alternative ist zum Beispiel der kostenlose Service auf printfriendly.com. Dort gibst du den Link der Webseite, die du (teilweise) ausdrucken möchtest, ein und es wird eine sinnvolle Druckansicht ausgegeben, die du sogar noch auf verschiedene Weisen anpassen kannst.

Tipp 11: Prüfe vor jedem Ausdruck genau dein Dokument.

Mit einer fokussierten Kontrolle von Dokumenten vor dem Druck kannst du rechtzeitig Schreibfehler oder Darstellungsfehler korrigieren und musst nicht unter Umständen fehlerhafte Ausdrucke entsorgen. Falls das doch einmal vorkommen sollte, nutze die fehlerhaften Drucke als Schmierzettel (sofern das aus Datenschutzgründen möglich ist).

Tipp 12: Prüfe die Druckvorschau vor dem Druck.

Schaue vor jedem Ausdruck genau die Druckvorschau an und korrigiere gegebenenfalls die Datei. Oft ist es möglich, Absätze zu verringern, sodass nicht ein weiteres Blatt mit nur wenigen Zeilen verwendet werden muss. Statt Absätze zu verkleinern kannst du auch die Schriftart verkleinern, um einen ähnlichen Effekt zu erzielen.

Falls du ein mehrseitiges Dokument ausdrucken möchtest, prüfe in der Druckvorschau, ob unnötige Seiten ausgespart werden können. Seiten vom Druck ausschließen kannst du über die Funktion „Seiten von bis“.

Diese Maßnahmen sparen zusätzlich Tinte bzw. Toner!

Tipp 13: Nutze den Duplexdruck.

Papier lässt sich beidseitig bedrucken, vor allem ist das mit einem Drucker mit automatischer Duplexeinheit bequem umzusetzen. So sparst du die Hälfte an Papier! In vielen Fällen macht es nämlich keinen Unterschied, wenn du Papier beidseitig bedruckst – allerdings kannst du deutlich Druckkosten sparen.

Tipp 14: Drucke mehrere Seiten auf ein Blatt.

Es ist unkompliziert möglich, mehrere Seiten auf ein Blatt abzudrucken. Das kannst du in den Druckeinstellungen gängiger Textverarbeitungsprogramme wie beispielsweise Open Office, aber auch bei PDF-Programmen einstellen.

Ein praktisches Beispiel: Du stellst in den Optionen auf Querformat um und gleichzeitig lässt du zwei Seiten auf einem Blatt abbilden. Angenommen, du kombinierst dieses Vorgehen mit dem Duplexdruck aus Tipp 12, so benötigst du nur ein Viertel(!) von dem Papier, das du ohne diesen Vorschlag aufwenden müsstest. So kann sparsam drucken aussehen.

Info: Wusstest du, dass Deutschland beim Papierverbrauch (einschließlich Karton und Pappe) 2012 im internationalen Vergleich noch vor den USA auf Platz 1 lag? 

Großes Potenzial: Toner und Tinte sparen

Neben Verschleißteilen, die bei manchen Druckermodellen nach einer bestimmten Leistung ausgetauscht werden müssen, sind vor allem Patronen und Tonerkartuschen kostenintensiv. Lasse dir daher Sparchancen bei Tinte und Toner nicht entgehen:

Tipp 15: Drucke Schwarz-Weiß, also monochrom.

Farbausdrucke sind in der Regel teurer als Schwarz-Weiß-Ausdrucke. Daher ist es für dich zum sparsam Drucken sinnvoll, monochrom zu drucken, wann immer es geht. Wähle dazu in den Druckereinstellungen „monochrom drucken“, manchmal auch als „nur schwarz verwenden“ und ähnlich bezeichnet. Wenn du beispielsweise eine E-Mail mit buntem Logo ausdruckst, ist es in den allermeisten Fällen irrelevant, wenn diese unwichtige Grafik Schwarz-Weiß zu Papier gebracht wird. Allerdings werden nicht die Farbpatronen oder Farb-Tonerkartuschen beansprucht, sondern nur die im Normalfall günstigere schwarze.

Achtung bei Graustufen: Einige Druckermodelle bieten zum Druck Graustufen an. Allerdings handelt es sich nicht um einen Schwarz-Weiß-Druck, sondern die Grautöne werden über die Farbpatronen bzw. Farbtoner umgesetzt! Wiederum treibt das die Kosten in die Höhe. Vermeide also zum Druckkosten senken Druck mit Graustufen.

Tipp 16: Nutze den Entwurfsmodus oder ähnliche Modi.

Wenn möglich, solltest du als Druckeinstellung den Entwurfsmodus wählen; ähnlich funktionieren Modi wie Sparmodus oder ein Modus für Probedrucke mit geringerer Auflösung. Sie alle haben gemeinsam, dass der Tinten- bzw. Tonerverbrauch verringert wird. Allerdings werden die Ausdrucke blasser, was jedoch bei vielen Dokumenten kein Problem darstellt und im Sinne des sparsamen Druckens ja das Ziel ist. Du kannst den Sparmodus oder Entwurfsmodus in den Druckereinstellungen als Standardmodus setzen und musst so nicht vor jedem Druckvorgang daran denken. Ausdrucke in höchster Qualität solltest du nur dann anfertigen, wenn es dem Anwendungszweck entspricht; für einen bequemen Wechsel in die höchste Druckqualität kannst du ein zweites Druckerprofil anlegen, auf das du im Fall der Fälle mit wenigen Klicks zugreifst.

Du verringerst mit der Verwendung des Entwurfsmodus als Standard übrigens nicht nur den Verbrauch von Toner oder Tinte, sondern die Ausdrucke werden zudem schneller angefertigt – ein positiver Nebenaspekt, denn „wir haben ja keine Zeit.“

Tipp 17: Vermeide Schatten beim Kopieren.

Falls du ein Multifunktionsgerät besitzt und damit kopierst, schließe den Deckel so gut wie möglich, damit weniger Schatten entsteht und ungewünscht mitausgedruckt wird und den Tonerverbrauch in die Höhe schnellen lässt. Auch die Zoom-Funktion eines Kopierers kann helfen, solche Schattierungen, die Toner verbrauchen, zu vermeiden.

Tipp 18: Wähle eine sparsame Schriftart.

Tatsächlich beeinflusst auch die gewählte Schriftart (Font) den Verbrauch von Toner oder Tinte. Willst du sparsam drucken, verwende dünne Schriftarten. Als besonders sparsam gelten Garamond, Century Gothic und Ecofont Vera Sans.

Falls du nicht auf deinen gewohnten Font verzichten möchtest, gibt es dennoch eine Lösung: Der niederländische Anbieter Ecofont B.V. bietet gegen einen kleinen, jährlichen Obulus eine Software, die vor jedem Ausdruck die Schrift tintensparender gestaltet, ohne dabei das Aussehen für das menschliche Auge merklich zu verändern. Im Endeffekt werden weniger Pixel bei Buchstaben und Satzzeichen gedruckt. Das schafft laut Ecofont. B.V. eine Tintenersparnis von bis zu 50 Prozent.

Info: Wusstest du, dass Deutschland mit 25 Prozent den größten Marktanteil beim Kauf von Druckerpatronen und Toner in Europa ausmacht? Noch mehr Fakten findest du in unserer umfangreichen umweltorientierten Druckerpatronen-Studie.

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