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Papierloses Büro – mit diesen 7 Tipps erreichst du es

In einem Unternehmen und auch als Selbstständiger muss man sich im Büro tagtäglich mit Dokumenten auseinandersetzen. Das Gros davon liegt in Papierform vor, obwohl die Digitalisierung voranschreitet. Das ist zuweilen ineffizient und umweltschädlich. Abhilfe schaffen soll hier das papierlose Büro. Mit dieser modernen Form der Büro-Organisation kann die Produktivität gesteigert und die Umwelt geschützt werden – eine Win-win-Situation.

Du hast noch nie vom papierlosen Büro gehört? Dann erklären wir dir, was es damit auf sich hat, wo die Vorteile liegen und wie du die Utopie eines papierlosen Büros auch bei dir zu Hause oder im Büro deines Arbeitgebers verwirklichen kannst.

papierloses Büro Symbolbild

Was bedeutet „papierloses Büro“ konkret?

Das Konzept des papierlosen Büros ist denkbar einfach und erklärt sich teilweise von selbst: Das papierlose Büro soll jegliche Form von Papier aus dem Arbeitsalltag und seinen Ablagen verbannen. Dies betrifft alle Dokumente, das reicht von Rechnungen und Lieferscheinen über Bewerbungen bis hin zu Notizen.

Ein papierloses Büro zeichnet sich also dadurch aus, dass kein Papier mehr für Aufgaben verwendet wird, bei denen es nicht zwingend erforderlich ist. Die Kernpunkte eines papierlosen Büros umfassen:

  • die Speicherung der Dokumente auf Datenspeichern wie Festplatten, Cloud-Diensten, Wechselmedien etc.
  • die Archivierung von vorhandenen Dokumenten mittels Scanner
  • den Transfer von Dokumenten und Informationen auf elektronischem Wege, beispielsweise per E-Mail, Messenger-Dienst oder sonstiger Anwendersoftware
  • den Wechsel von handschriftlichen Unterschriften zu rechtsgültigen elektronischen Signaturen

Das heißt also, dass alle Prozesse und Dokumente im papierlosen Büro digitalisiert werden. Hierfür werden ganz verschiedene Speichermedien zur Sicherung von Dokumenten und Informationen verwendet. Der Schriftverkehr findet ausschließlich per E-Mail statt. Ziele des papierlosen Büros sind primär die Optimierung der Arbeitseffizienz und Produktivität. Gleichzeitig soll die Umwelt geschützt werden, weil weniger Ressourcen in Form von Papier benötigt werden.

Welche Vorteile hat ein papierloses Büro? Welche Nachteile ergeben sich?

Wird der Arbeitsablauf digitalisiert und werden (fast) alle Dokumente nur noch über EDV-Systeme gemanagt, ergeben sich einige Vorteile. Wie so oft gehen mit dieser Digitalisierung auch Nachteile einher. Wir haben für dich die wichtigsten Vor- und Nachteile des papierlosen Büros zusammengefasst:

Vorteile des papierlosen Büros

  • Senkung der Kosten (für Hardware, das Drucken oder Serviceleistungen)
  • Einsparung von Arbeitszeit
  • Zugriff auf alle Informationen von überall und zu jeder Zeit
  • Schutz der Umwelt durch geringeren Ressourcenbedarf (Papier)

Nachteile des papierlosen Büros

  • wenige Mitarbeiter verfügen über das nötige EDV-Wissen für die Umsetzung
  • Lösungen in Form von Hard- und Software sind noch nicht für alle denkbaren Aufgaben vorhanden
  • Geschäftspartner müssen ebenfalls papierlos arbeiten
  • gleichzeitige Verwendung von digitalen Lösungen und Dokumenten in Papierform erfordert Mehraufwand durch Synchronisation

Druckerpapier-Packungen gestapelt

Welches Konzept steckt hinter dem papierlosen Arbeitsplatz?

Erfreut dich nicht auch der Gedanke an ein digitales Büro, in dem keine Aktenordner und Berge an Zetteln deine Übersicht stören? Hast du auch schon einmal viel Zeit dafür aufgewendet, bestimmte Unterlagen, Dokumente oder Rechnungen zu suchen? Das papierlose Büro beseitigt diese Probleme und sorgt für einen ressourcenschonenderen Umgang mit Papier. Deshalb hat sich auch der SUPERPATRON auf die Suche nach der Antwort auf die Frage gemacht:

Wie setze ich ein papierloses Büro um?

Hier zeigen wir dir einige Tipps, um auf ein papierloses bzw. papierarmes Büro umzustellen:

Tipp 1: Planung ist das A und O

Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist mit großem Aufwand verbunden. Der Umfang unterscheidet sich natürlich je nach Größe des Betriebes und der Branche. Zunächst musst du erfassen, welche Dokumente vorhanden sind, welche digitalisiert und welche aussortiert werden können. Du musst ein Archiv erstellen mit allen wichtigen alten Dokumenten und ein System entwickeln bzw. nutzen, um Büro-Prozesse papierlos ablaufen zu lassen. Zusätzlich muss die technische und personelle Umsetzung geplant werden.

Tipp 2: die richtige Hardware einsetzen

Zur unumgänglichen Hardware in einem papierlosen Büro zählt der Scanner. Nur so lassen sich alte Papierdokumente archivieren und neue Papiere in das digitale System integrieren. Am sinnvollsten ist hier ein Scanner mit Einzugsfunktion, auch als ADF-Funktion bekannt. Dadurch ersparst du dir das ständige manuelle Einlegen von neuen Seiten. Ebenso sollte das Gerät Vorder- und Rückseite eines Blattes in einem Arbeitsschritt scannen können. Als weiterer treuer Begleiter zeigt sich ein Tablet mit Eingabestift, um Dokumente digital (weiter-)bearbeiten zu können.

Tipp 3: die richtige Software verwenden

Als Äquivalent zur Hardware wird logischerweise auch neue Software für die Datenverarbeitung nötig. Welche Programme vonnöten sind, hängt natürlich wieder von der Art des Unternehmens, der Branche und den Arbeitsabläufen im gewerblichen oder auch privaten Büro ab. Unternehmen nutzen dafür verschiedene Arten von ECM-Systemen (Enterprise-Content-Management-Systemen):

  • Dokumentenmanagementsysteme zur digitalen Archivierung und Dokumentverwaltung
  • Software für das Projektmanagement und das Prozessmanagement
  • Systeme zur Dokument-Digitalisierung
  • Output-Management-Systeme
  • Business Collaboration Tools
  • Interne Recherche-Software
  • Software zur Dokumentenerkennung

Tipp 4: eine umfassende Cloud-Lösung installieren

Die digitalisierten Daten benötigen Platz; zwar viel weniger als Aktenordner und Dokumentenberge, aber irgendwo müssen sie gespeichert werden. Zunächst bieten sich hier Festplatten an, allerdings ist hier nicht ohne Weiteres der ortsunabhängige Zugriff möglich. Auch für kleine Unternehmen lohnen sich daher Cloud-Lösungen. Anbieter von Speicherplatz in der Cloud für Unternehmen gibt es viele. Hier musst du selbst abwägen, welcher Anbieter deine Anforderungen am besten erfüllt. Dabei sollten folgende Kriterien bedacht werden:

  • die Funktionen decken den Bedarf ab
  • die Sicherheit der Daten ist gewährleistet
  • die Kosten umfassen einen akzeptablen Rahmen

Tipp 5: Prozesse digitalisieren

Ein wichtiger Punkt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist, alltägliche Prozesse zu digitalisieren. Dazu gehören klassischerweise das Rechnungswesen und die Terminabsprache, aber auch die Koordination der Mitarbeiter sowie die Planung von Projekten. Hierbei ist es wichtig, die unterschiedlichen Prozesse in einzelne Anweisungen zu gliedern, damit diese in einem digitalen Prozess umgesetzt werden können. Dazu gehört auch eine Art Leitfaden für die Mitarbeiter, wie die Prozesse gehandhabt werden, um Missverständnissen und Problemen vorzubeugen.

Tipp 6: Dokumente zur Archivierung einheitlich benennen

Werden die Informationen digital erstellt, ist es wichtig, sie einheitlich zu benennen. Nur dann ist das Auffinden von Dokumenten in digitaler Form auch tatsächlich einfacher und schneller als die Suche in Aktenordnern. Das Erstellen von Ordnerstrukturen mitsamt sinnvoller Unterordner hilft ebenfalls.

Tipp 7: Vorteile des papierlosen Büros aufzeigen

In einem Unternehmen mit mehreren oder vielen Mitarbeitern ist es wichtig, das richtige Bewusstsein für die neuen Strukturen zu schaffen. Dafür ist es erforderlich, Mitarbeitern zu verdeutlichen, warum die Umstellung zu einem papierlosen Büro erfolgt. Die Vorteile betreffen nämlich auch die Angestellten, da die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch durch die Vernetzung schneller gelingen können. Das effizientere Arbeiten kann sich aber erst dann tatsächlich einstellen, wenn die Mitarbeiter durch Fortbildungen geschult werden.

Papierloses Büro: iPad und Tablet als sinnvolle Helfer

Um Papierdokumente und Notizzettel vollständig zu verbannen, ist ein Tablet eine sinnvolle Anschaffung. Wichtig sind hier die nötigen Programme, um Dokumente zu erstellen und zu verändern. Zusätzlich sollten gewisse Eingabegeräte vorhanden sein, um schnell die Funktionen ausführen zu können. Dazu eignen sich in erster Linie ein Eingabestift, um handschriftliche Notizen zu machen. Wer mehr Text auf dem Tablet schreibt, ist mit einer Tastatur gut beraten. Es gibt sogar Tablets, die mit Bluetooth-Mäusen kompatibel sind. Dadurch rüstest du dein Tablet quasi zu einem richtigen PC auf.

Bei mehreren Mitarbeitern ist darauf zu achten, dass die gleichen Geräte genutzt werden, damit keine Kompatibilitätsprobleme auftreten. Obwohl die Leistung ebenfalls eine Rolle spielt, dürfen die Kosten natürlich nicht vernachlässigt werden. Neben dem Scanner und Laptops sind Tablets ebenfalls kaum verzichtbar für das papierlose Büro.

Dokumentenmanagement Symbolfoto

Ist Digitalisieren die Zukunft?

Die Digitalisierung betrifft alle Bereiche des Lebens und ist damit allgegenwärtig. Mittlerweile ist es üblich, dass Fotos, Videos und Musik in digitaler Form erstellt und verteilt werden. Das kennst natürlich auch du, weil du Fotos mit dem Smartphone aufnimmst und per Messenger oder Social-Media-Plattform an Freunde und Bekannte sendest.

Musik und Videos werden gestreamt. Auch in der Arbeitswelt hat die Digitalisierung längst Einzug gehalten und ist nicht nur auf die Büroarbeit beschränkt – Stichwort: Industrie 4.0. Die Digitalisierung ist also die Zukunft, lässt sich aber nicht so ohne Weiteres in den Arbeitsalltag integrieren, wie wir im vorherigen Abschnitt gezeigt haben.

Wie wegweisend können komplett papierfreie Unternehmen sein?

Ein zu 100 Prozent papierfreies Unternehmen gibt es bislang nicht. Entweder verlangen Behörden – gerade in kleineren Kommunen – ausgedruckte Dokumente oder Geschäftspartner arbeiten nur mit Lieferscheinen und Rechnungen in Papierform. Auch bei grenzüberschreitenden Beziehungen kommt es häufig noch zu Problemen mit digitalen Dokumenten.

Als Paradebeispiel für das papierfreie Unternehmen gilt allerdings das IT-Unternehmen Decos aus den Niederlanden. Decos entwickelt Software-Lösungen wie Dokumentenmanagementsysteme, beispielsweise für Regierungen und Behörden, aber auch für Unternehmen. Der Software-Dienstleister kommt ziemlich nahe an die 100 Prozent heran.

Nach eigener Aussage hat das Unternehmen mehr als 99 Prozent des Papiers verbannt. Dafür nutzen die Niederländer eigene ECM-Systeme, aber zum Beispiel auch die iPad-App „Minute“ für papierlose Meetings.

Um dem papierlosen Unternehmen so nahe wie möglich zu kommen, sind sogar die Toiletten im Firmensitz in Noordwijk von Papier befreit. Die Mitarbeiter nutzen für die Hygiene nach ihrer Notdurft spezielle WCs mit integrierter Reinigung per Wasser. Wenn das nicht wegweisend ist, dann fällt uns leider auch nichts mehr ein.

Papier und Computer – wie umweltverträglich ist das Informationszeitalter?

In Bezug auf den Umweltschutz hat das papierlose Büro zwei Seiten. Zum einen wird durch die Dokumente, die nur in digitaler Form vorliegen, der Papierverbrauch und auch der Tinten- bzw. Tonerverbrauch reduziert. Zum anderen werden durch die Nutzung von Hardware selbstverständlich auch Ressourcen benötigt.

Für die Herstellung werden verschiedenste Rohstoffe und Energie genutzt. Ebenso wird für den Betrieb Energie aufgewendet. Kommt diese Energie nicht aus nachhaltigen Energieträgern, leidet auch die Umweltverträglichkeit dieser Geräte.

Hinzu kommt, dass durch den schnellen Fortschritt in der Computertechnologie ständig neue Geräte entwickelt werden, die deutlich leistungsstärker sind. Um mitzuhalten, müssen Unternehmen deshalb auch hier regelmäßig nachbessern.

Daher solltest du auf Systeme setzen, die aufrüstbar sind. Gleichzeitig ist es sinnvoll, möglichst lange mit den Geräten zu arbeiten. Das hilft der Umwelt und spart Kosten.

Ist das papierlose Büro auch für KMU geeignet?

Die Vorteile eines papierlosen Büros können auch auf kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) übertragen werden. Die Implementierung neuer Software- und Hardware-Lösungen kann auch hier für eine gesteigerte Produktivität und Effizienz sorgen. Vor allem in Nischenbranchen können sich erhebliche Wettbewerbsvorteile ergeben. Ebenso können durch den verringerten Papierverbrauch Kosten eingespart werden.

Als Hindernis gelten hier in erster Linie die Geschäftspartner, die auf Rechnungen etc. in Papierform bestehen. Allerdings kann man diese Partner in einer engen Beziehung auch davon überzeugen, warum die papierlose Variante besser sei. Zudem ist die Umstellung auf ein papierloses Büro in einem KMU einfacher als in großen Unternehmen. Jedoch sind die finanziellen und zeitlichen Mittel stärker begrenzt.

Ob das papierlose Büro auch für KMU realisierbar ist, hängt daher vom Einzelfall ab. Die Vorteile überwiegen aber in der Regel die Nachteile. Nach einer erfolgreichen Umstellung sinken Kosten für Büromaterialien und die effektiven Mitarbeiterkosten.

Wie viel Arbeit macht und spart das papierlose Büro?

Das Gros der Arbeit, die für ein papierloses Büro aufgebracht werden muss, entsteht am Anfang bei der Umstellung. Das wirkt bei vielen Interessierten zunächst abschreckend. Kosten und Aufwand, das digitale Büro umzusetzen, sind meist sehr hoch. Bei Selbstständigen und bei Start-ups ist der Wille zum papierlosen Büro daher stärker verbreitet.

Sind die Prozesse aber erst einmal im Arbeitsalltag integriert, zeigen sich die Stärken. Die Verwaltung von Dokumenten geht deutlich schneller vonstatten. Die Vorteile, wie weniger Arbeitsaufwand, höhere Produktivität und Ersparnis anderer Kostenstellen, führen insgesamt zu besseren Ergebnissen.

Wettbewerbsvorteile durch eine schnellere Abwicklung können zudem erheblich das Wachstum und den Gewinn fördern. Unterm Strich ist das papierlose bzw. papierarme Büro daher durchaus sinnvoll, um sich Arbeit zu ersparen.

Kann ich jegliche Dokumente scannen und elektronisch ablegen?

Im Grunde genommen kann jedes Dokument eingescannt und elektronisch abgelegt werden. Behörden wie Finanzämter akzeptieren grundsätzlich Rechnungen und Belege in digitaler Form. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Dokumente nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, eingescannt und gespeichert werden.

Papierloses Büro im rechtlichen Kontext

Vor Gericht sieht dies jedoch schon etwas anders aus. Hier kommt es auch auf den Rechtsbereich an. Digitale Dokumente werden beispielsweise im Handels- und im Steuerrecht anerkannt; bei Produkthaftungen oder Zivilprozessen jedoch nur bedingt. Daher ist es sinnvoll, manche Papierdokumente im Original aufzubewahren. Folgende Dokumente gehören beispielsweise dazu:

  • Notarielle Beglaubigungen
  • Gerichtsurteile
  • Bürgschaftserklärungen

Derlei Dokumente sind meist nur gültig, wenn sie in Papierform mit den nötigen Wasserzeichen, Siegeln oder Schnüren vorliegen.

Welche Software ist die beste für ein papierloses Büro?

Wenn du ein papierloses Büro einrichten willst, kommst du wie bereits erwähnt um Software nicht herum. Dabei muss die Software aber immer auf das Arbeitsumfeld abgestimmt werden, so dass eine pauschale Antwort auf die Frage nach der besten Software nicht gegeben werden kann. In jedem Fall sind folgende Programmarten zu empfehlen:

Bessere Verwaltung durch Dokumentenmanagementsysteme

Ein Programm für das Dokumentenmanagement ermöglicht die Verwaltung und vor allem das erneute Auffinden von digitalen Dokumenten. Diese Software ermöglicht eine gesamte Implementierung des Konzeptes eines papierlosen Büros. Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem übernimmt dabei folgende Aufgaben:

  • Strukturierte Ablage der Dokumente
  • Verschlagwortung für eine bessere Auffindbarkeit
  • Automatische und rechtssichere Archivierung
  • Austausch über den Online-Zugriff

Nutzt du ein Dokumentenmanagementsystem in der Cloud, sind alle Dokumente und Daten auf Servern gespeichert, die von allen berechtigten Nutzern jederzeit und überall abgerufen werden können.

Steuerung der Prozesse über die Software für das Projektmanagement

Für Projekte und den Ablauf von Prozessen ist eine Projektmanagement-Software von Vorteil. Über diese Programme lässt sich die Kommunikation und die Abstimmung der beteiligten Personen vornehmen. Zudem werden die Arbeitsprozesse dokumentiert, so dass jeder Mitarbeiter den Entwicklungsverlauf nachvollziehen kann.

Benötigte Dokumente und Dateien werden direkt über die Software zur Verfügung gestellt, wodurch ein schneller Zugriff ermöglicht wird. Das steigert die Effizienz und fördert die schnelle Abarbeitung von Arbeitsaufträgen.

Papierloses Büro: Software für die allgemeine Nutzung

Für den allgemeinen Bedarf muss selbstredend auch Software vorhanden sein. Folgende Beispiele sind empfehlenswert:

  • Microsoft Office:
    Im digitalen Büro ist Microsoft Office oder ein vergleichbares Paket ein sinnvoller Begleiter. Word kann für die Erstellung von Berichten und Protokollen verwendet werden. Outlook ist nicht nur für den E-Mail-Verkehr eine beliebte Oberfläche, sondern ermöglicht auch die digitale Terminabsprache mitsamt Kalender. Präsentationen und Tabellen werden mit PowerPoint und Excel erstellt. OneNote ermöglicht die Organisation von Dokumenten und kann ebenso für die Erstellung von Notizen herhalten.
  • PDFelement for Business:
    PDFs haben sich mittlerweile als ein Standardformat für Texte durchgesetzt. Vor allem die Unveränderlichkeit, die durch den Schreibschutz entsteht, gewährleistet Dokumentenechtheit. Um PDFs zu verwalten, zu erstellen oder zu verändern, sind spezielle Programme wie PDFelement for Business zu empfehlen.
  • Google Docs:
    Google Docs ist ein beliebtes Tool, um Dokumente zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Es können sogar mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten. Die Funktionen beschränken sich nicht nur auf Textdokumente, sondern sind auch für Tabellen, Präsentationen, Zeichnungen etc. verwendbar. Die Einteilung von Zugriffsrechten verhindert, dass Unbefugte die Dateien einsehen können.
  • Tipalti:
    Die Buchhaltung ist für einen erheblichen Teil der Dokumente verantwortlich. Daher ist eine Software für die digitale Buchhaltung wie Tipalti von Vorteil. Das System läuft über eine Cloud, kann also von überall genutzt werden. Zahlungsvorgänge mit Zahlungsstatus, globale Geldtransfers, Forderungsmanagement und Währungsauswahl sind nur einige Funktionen der Software.

Es gibt zahlreiche Programme, die das papierlose Büro zur Wirklichkeit werden lassen können. Hier kommt es darauf an, dass du eine Mischung aus den verfügbaren Programmen nutzt, um all deine Anforderungen abzudecken. Dabei solltest du folgende Punkte beachten:

  • Welche Aufgaben soll die Software übernehmen?
  • Welche Features weist eine Software auf?
  • Zu welchem Preis erhalte ich die Software?
  • Gibt es Alternativen, die eventuell preisgünstiger oder besser sind?

Papierloses Büro – wie kann man Briefsendungen digitalisieren?

Briefsendungen digitalisieren Symbolfoto

Die unzähligen Briefe, die in vielen Büros anfallen, sorgen für einen erheblichen Arbeitsaufwand. Damit das papierlose Büro Wirklichkeit werden kann, müssen die Briefsendungen ebenfalls digitalisiert werden. Das geschieht mit Hilfe von Dienstleistern, die digitale Briefkästen anbieten. Davon gibt es mittlerweile einige. Der Vorgang ist grundsätzlich jedoch gleich:

  1. Einen Nachsendeauftrag zum Dienstleister einrichten. Das übernimmt häufig ebenfalls der Dienstleister.
  2. Der Dienstleister öffnet die Post und scannt die enthaltenen Dokumente ein.
  3. Du wirst per App oder E-Mail benachrichtigt, dass neue Post angekommen ist und kannst diese direkt online einsehen.
  4. Die Briefe werden archiviert und können bei Bedarf angefordert werden.

Dieser Service ist natürlich mit Kosten verbunden, kann sich aber – vor allem bei vielen Briefsendungen – rentieren. Neben den Kosten für den Dienstleister kommen auch noch Kosten für den Nachsendeauftrag hinzu.

Das papierlose Büro – Utopie, Wunschvorstellung oder erstrebenswerter Zustand?

Wie das Unternehmen Decos zeigt, ist das papierlose Büro keine Utopie mehr. Bereits vor mehr als 50 Jahren haben Experten ein Bild davon gezeichnet, wie das „paperless office“ die Welt verändern kann. Das papierlose Büro bzw. das papierarme Büro ist ohne Zweifel ein erstrebenswerter Arbeitsraum, der neben betriebswirtschaftlichen Vorzügen auch Umweltvorteile mitbringt.

Kosten werden gespart, Arbeitszeit effektiver genutzt und die Umwelt wird geschont. Die Umsetzung klappt jedoch nicht sofort. In der Zwischenzeit kannst du aber bereits jetzt etwas für den Umweltschutz im Büro unternehmen. Spare schon jetzt Papier ein, indem du nur die wirklich für deine Arbeit notwendigen Dokumente ausdruckst. Auch unsere Refill-Patronen und Rebuilt-Tonerkartuschen helfen dabei, deinen Geldbeutel und die Umwelt zu schonen.


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