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Dokumentenecht drucken

Bist du schon über den Begriff Dokumentenechtheit gestolpert? Dokumentenechter Druck ist vor allem für Notare, Anwälte und Behörden von Bedeutung – aber nicht nur.

Falls du annimmst, dass ausgedruckte, dokumentenechte Unterlagen nur vom verwendeten Toner oder der verwendeten Tinte abhängen, können wir dir teils überraschende Fakten dazu aus unserer umfassenden Recherche präsentieren.

Du willst gleich wissen, wie es um die Dokumentenechtheit bei gedruckten Schriftstücken mit SUPERPATRONEN-Tonern bestellt ist? Hier geht’s lang: >>> KLICK <<<

Was bedeutet Dokumentenechtheit?

Angenommen: Du hast einen ausgedruckten Vertrag unterschrieben und für deinen Vertragspartner wäre es supereinfach, das Dokument unsichtbar zu seinem Vorteil zu manipulieren. Was geht dir bei diesem fiktiven Szenario durch den Kopf? Richtig, es wäre fatal und könnte für dich wesentliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Um solche Vorfälle zu vermeiden, gibt es Verordnungen in bestimmten Sparten, dass – vereinfacht ausgedrückt – wichtige, bedeutende Dokumente dokumentenecht gedruckt werden müssen, sodass eine Manipulation verhindert, zumindest aber erheblich erschwert wird. 

Außerdem ist Dokumentenechtheit für die Archivierung über lange Zeiträume hinweg notwendig. Es ist erforderlich, dass nach beispielsweise 10 Jahren Urschriften, Urkunden oder andere wichtige Unterlagen aufgeschlagen und in voller Gänze gelesen werden können, selbst wenn die Schriftstücke beispielsweise einen Wasserschaden erlitten haben.


Für wen ist Dokumentenechtheit beim Drucken wichtig?

Grafik einer Urkunde

  • Notare müssen dokumentenecht drucken, festgelegt ist das in der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot). Genauer findet man in §29 der DONot für den Bereich Urkundenwesen die Vorgaben: gut lesbar, dauerhaft, fälschungssicher. Das entspricht auch den Ansprüchen an die Dokumentenechtheit. Denn: Es wäre schlicht katastrophal, wenn etwa notarielle Urkunden „gewöhnlich“ gedruckt und deswegen verblassen oder durch einen Wasserschaden unleserlich werden würden bzw. leicht zu verändern wären. 
  • Für Anwälte ist es wie für Notare ebenfalls wichtig, bestimmte Dokumente dokumentenecht anfertigen zu können. 
  • Daneben sind verschiedene Behörden, Ausbildungsbetriebe und Schulen in der Pflicht, bestimmte Dokumente dokumentenecht zu drucken. Dazu zählen unter anderem Verträge, Zeugnisse und Urkunden.

Welche Kriterien sind für Dokumentenechtheit entscheidend? 

Grafik Wassertropfen mit Armen öffnet Archiv-Schrank mit DokumentenVerschiedene Prüfkriterien sind ausschlaggebend, ob ein Ausdruck als dokumentenecht bezeichnet und entsprechend verwendet werden darf.

Kriterien für den dokumentenechten Ausdruck sind

  • Wischbeständigkeit: Der Ausdruck muss sehr zügig trocknen und wischbeständig sein.
  • Nicht radierbar: Der Ausdruck darf nicht etwa durch Radieren korrigierbar sein.
  • Nicht entfernbar: Teile des Ausdrucks, wie etwa der Text, dürfen nicht ohne Spuren entfernbar sein.
  • Lichtechtheit: Der Druck muss lichtecht sein und darf nicht bis zur Unleserlichkeit verblassen, es ist sogar nur ein Verblassen in bestimmtem Ausmaß gestattet.
  • Wasserfestigkeit: Der Ausdruck bzw. die Schrift des Drucks darf nicht bei Wasserkontakt verlaufen, sodass der Text unleserlich wird.

Diese Anforderungen sind messbar und festgelegt in der Norm ISO 12757-2. Sie beziehen sich – fachlich ausgedrückt – auf „dokumentenechte Schreibmedien“. Wer beruflich häufig Verträge unterzeichnet, weiß, dass auch ein Kugelschreiber ein solches Schreibmedium darstellt. Es zählen auch (unter anderem) Bürostempel mit dokumentenechter Tinte und eben Toner für Laserdrucker und Kopierer sowie Tinten für Tintenstrahldrucker zu den dokumentenechten Schreibmedien. Allerdings erfüllen die genannten Medien nicht automatisch die Kriterien der Dokumentenechtheit.


Von was hängt Dokumentenechtheit beim Druck ab?

UrkundenpapierNatürlich erscheint es dir logisch, dass etwa Tinte und Toner entscheidend sind für einen dokumentenechten Ausdruck. Reicht aber die gewählte Druckerpatrone für die Festlegung von Dokumentenechtheit bei Ausdrucken aus?

Nein! Es ist ebenfalls notwendig, das passende Papier zu verwenden. Für Notare, Anwälte und Behörden gilt es, für bedeutende Unterlagen spezielles Druckerpapier zu nutzen. Ein solches Spezialpapier wird beispielsweise auch als Urkundenpapier und als archivfähig bezeichnet. Dokumentenechtes Papier unterliegt ebenfalls DIN-Normen, durch die die entscheidenden Merkmale festgelegt sind. 

Wusstest du, dass selbst ein Staplerschein auf dokumentenechten Papier ausgestellt wird? Auch der „Lappen“, also alte Führerscheine in Grau und später in Rosa, wurden bis 1998 auf dokumentenechtem Papier ausgegeben, bis sie 1999 vom Kartenführerschein abgelöst wurden.

Doch Toner/Tinte und Papier sind nicht genug für das Prädikat „Dokumentenechtheit“, womit wir zum nächsten Abschnitt kommen:


Ist jeder Drucker für dokumentenechten Druck geeignet?

als dokumentenecht zertifizierter DruckerKurz und knapp: nein. Die ausführliche Antwort auf diese Frage erklärt auch, wovon dokumentenechter Druck neben der Druckerpatrone mit Tinte oder Toner plus Papier noch abhängt – vom Druckermodell: Für „wahre“ dokumentenechte Ausdrucke benötigst du einen Drucker mit „Zertifikat für dokumentenechtes Drucken“. Ein solches Zertifikat wird manchmal auch als DONot-Zertifikat bezeichnet.

Ob ein Drucker ein solches Zertifikat besitzt, kannst du direkt beim Druckerhersteller erfragen.

Drucken Laserdrucker immer dokumentenecht?

Es gibt die Annahme, dass ein Monochrom-Laserdrucker grundsätzlich dokumentenecht drucken würde. Leider ist das so nicht richtig, auch wenn Ausdrucke eines Schwarzweiß-Laserdruckers sehr haltbar und resistent sind. Vor allem sind die Ausdrucke von Schwarzweiß-Laserdruckern in puncto Dokumentenechtheit im Vorteil (und damit fast ausschließlich im Einsatz für dokumentenechten Druck) gegenüber Farb-Laserdruckern und sehr deutlich gegenüber Tintenstrahldruckern. 

Warum Monochrom-Laserdrucker für dokumentenechten Druck bevorzugt werden hat eindeutige Gründe*:

  • Laserdrucker schmelzen Tonerpulver mit hoher Hitze auf das Papier, es kommt zu einer festen Verbindung mit den Fasern des Druckerpapiers.
  • Schwarzer Toner ist sehr lichtbeständig, direkt wischfest, lässt sich nicht radieren und auch nicht ohne Spuren entfernen.
  • Farbtoner verblasst leichter als schwarzer Toner.
  • Gedruckte Dokumente mit Toner (Schwarz, Cyan, Magenta, Gelb) trotzen Nässe gut.
  • Tinte hat gegenüber Toner die Nachteile, dass sie (mit Ausnahmen) anfälliger ist in puncto Lichtempfindlichkeit und Wasser – Gedrucktes verläuft bei Feuchtigkeit/Nässe leichter auf dem Papier und hat oft eine kurze Trocknungsphase nach dem Druck. 

*Diese Aussagen sind stets abhängig von der Qualität des verwendeten Toners oder der Tinte. So gibt es durchaus Tintenstrahldrucker mit „Zertifikat für Dokumentenechtheit“, sie werden jedoch in der Praxis aktuell nur zu einem kleinen Prozentsatz verwendet. Beispiele solcher Business-Tintenstrahldrucker mit DONot-Zertifikat stammen aus der WorkForce Pro Modellreihe von Epson.

Zusammengefasst: Wo es strikt auf dokumentenechten Druck ankommt (beispielsweise in Notariaten und Anwaltskanzleien), müssen als dokumentenecht zertifizierte Drucker verwendet werden. Die große Mehrheit von diesen Druckern sind Laserdrucker, meist handelt es sich dabei um Monochrom-Laserdrucker. Es gibt auch Tintenstrahldrucker für Unternehmen mit Zertifikat für dokumentenechten Druck.


Wer gibt Zertifikate für Dokumentenechtheit aus?

Die Zertifikate für Dokumentenechtheit gibt die Papiertechnische Stiftung (PTS) mit Sitz in Sachsen aus. Die PTS ist eine unabhängige Stiftung und beschäftigt sich unter anderem mit der Papiererzeugung und Papierverarbeitung. Zu ihren Aufgaben zählt ebenfalls, Prüfaufträge und Gutachten durchzuführen und auszugeben. 

Laut der bereits erwähnten Dienstordnung der Notarinnen und Notare obliegt der PTS die Ausstellung von Prüfzeugnissen für Kopierer und Drucker und deren Eignung für die Herstellung von dokumentenechten Urschriften und Urkunden. Somit beschäftigt sich die Papiertechnische Stiftung automatisch auch mit Tonerkartuschen.


Wie wird Dokumentenechtheit zertifiziert?

Die Zertifizierung wird stets für die Kombination aus einem

durchgeführt.

Die drei Komponenten eines Prüfverfahrens für die Erteilung eines DONot-Zertifikats:

Drucker - Toner - Papier

 

Das Prüfverfahren ist vergleichbar mit einem Experiment: Wird eine der Variablen – hier Druckermodell, Papier, Patrone – verändert, könnten die Ergebnisse abweichen. Die PTS steuert dagegen, indem sie sich jeweils nur für eine spezifische Prüf-Kombination entscheidet. Das bedeutet aber auch, dass ein Zertifikat nur für die geprüfte Konstellation ausgegeben wird und gültig ist.

Diese Herangehensweise der PTS für die Erteilung des Prädikats „Dokumentenechtheit“ ist sinnvoll. Es werden Grauzonen vermieden, die die hohe Verantwortung von Notaren, Behörden, Anwälten usw. in Mitleidenschaft ziehen könnten. Auf diese Weise können Urschriften und ähnliche Unterlagen zu 100 Prozent nachvollziehbar und garantiert dokumentenecht angefertigt werden.

Das Druckerzeugnis aus einer solchen Prüfung mit festgelegter Drucker-Kartuschen-Papier-Kombination wird auf Wischbeständigkeit, Radierbarkeit, Entfernbarkeit, Lichtechtheit und Wasserfestigkeit durch verschiedene Tests gecheckt. Diese Tests umfassen chemische, mechanische, optische und thermische Beanspruchungen. Werden die Kriterien erfüllt, also ist das Druckerzeugnis nach den Belastungen eindeutig lesbar und nicht unsichtbar manipulierbar, wird ein Zertifikat ausgestellt.

Demzufolge müssen sich Berufsgruppen mit Zwang zu dokumentenechtem Umgang mit Unterlagen für ein bestimmtes, zertifiziertes Gerät und für die bei der Prüfung verwendeten Verbrauchsmaterialien entscheiden und entsprechend nutzen.


Welche Auswirkungen hat das Prüfverfahren auf die Gültigkeitsdauer der Zertifikate?

Stoppuhr Zeit abgelaufenDas Prüfverfahren bedeutet für das Zertifikat „Dokumentenecht“ leider auch: Wenn der Hersteller von Toner oder Papier Veränderungen an seinem Produkt vornimmt, ist das Prädikat „Dokumentenechtheit“ nicht mehr nachvollziehbar und damit überholt – sprich ungültig. 

Solche Veränderungen zielen meist auf Verbesserungen des Produkts ab und bedeuten beispielsweise einen Wechsel eines Inhaltsstoffs. Insofern ist ein erteiltes Zertifikat häufig nach einiger Zeit nicht mehr gültig, weil sich eine Variable (Druckermodell – Papier – Toner/Tinte) des Prüfungsvorgangs verändert hat, (wenn auch meist ohne Auswirkungen auf die Eigenschaften, die für dokumentenechte Ausdrucke maßgeblich sind. Doch das ist für die Gültigkeit des Zertifikats nicht relevant.)


Dokumentenechtheit von Recycling-Tonerkartuschen

vier Tonerkartuschen mit Recycling-PfeilenRecycler von Tonerkartuschen, die wie bei SUPERPATRONEN gebrauchte Originalkartuschen wiederaufbereiten, also Rebuilt-Toner herstellen, würden gerne für ihre Produkte das Prädikat „Dokumentenechtheit“ erwerben. Allerdings: Für eine Prüfung muss die Genehmigung des Druckerherstellers wie auch des Papierproduzenten eingeholt werden. 

Die Druckerhersteller verweigern jedoch die Erlaubnis, da sie ungern einen Konkurrenten (mit zusätzlich günstigeren Preisen) unterstützen, was sie aber mit einer Prüfgenehmigung tun würden. Marktwirtschaftlich absolut nachvollziehbar, dass die Originalhersteller Wettbewerbern nicht die Arbeit erleichtern. Folglich ist es nahezu unmöglich, als Druckerpatronen-Recycler eine Zertifizierung durchführen zu lassen.

Doch es gibt eine weitere DIN-Norm, die sich an Wiederaufbereiter von Tonerkartuschen richtet: die DIN 33870. Diese DIN-Norm befasst sich mit den „Anforderungen und Prüfungen für die Aufbereitung von gebrauchten Tonermodulen für elektrografische Drucker, Kopierer und Fernkopierer“. 

Unter Punkt 5.4 werden die Anforderungen der Tonerhaftung an Rebuilt-Tonerkartuschen innerhalb der DIN 33870 wie folgt festgehalten: „Die Widerstandsfähigkeit der auf dem Papier fixierten Tonerschicht gegenüber mechanischen Beanspruchungen muss der Widerstandsfähigkeit der mit dem Originalmodul auf dem Originalgerät erzeugten Schicht entsprechen.“

Rebuilt-Toner von SUPERPATRONEN werden gemäß DIN Norm 33870 hergestellt und erfüllen daher auch die Ansprüche an die dort aufgeführte Widerstandsfähigkeit des Toners auf Papier.

Exakt können wir für unsere wiederaufbereiteten Rebuilt-Toner folgendes zusichern:
Rebuilt-Toner aus dem SUPERPATRONEN-Shop erfüllen vollständig die Kriterien der Dokumentenechtheit wie Schwärze/Helligkeit, Tonerhaftung und Abriebfestigkeit. Entsprechende Testverfahren (Falzprüfung, visuelle Prüfung mittels Klebebandmethode nach DIN 53223) wurden erfolgreich absolviert gemäß den Anforderungen der DIN 33870.

Das bedeutet für dich, dass du mit den SUPERPATRONEN Rebuilt-Tonern dauerhafte und archivierbare Ausdrucke anfertigen kannst.


Fazit zu dokumentenechten Ausdrucken

Dokumentenechte Ausdrucke sind vor allem in Notariaten, Anwaltskanzleien und teilweise auch in Behörden und Schulen gefordert, beispielsweise für Urschriften, Urkunden, aber auch für Verträge und Zeugnisse. 

Um dokumentenecht drucken zu können, wird ein von der Papiertechnischen Stiftung (PTS) als dokumentenecht zertifizierter Drucker benötigt. Dieser darf beim Druckvorgang nur mit den im Prüfungsverfahren verwendeten Verbrauchsmaterialien (Papier, Druckerpatrone) bestückt sein, da ansonsten das Zertifikat ungültig ist.

Umweltschonende Rebuilt-Tonerkartuschen aus gebrauchten Originaltonern, wie wir sie bei SUPERPATRONEN anbieten, sind fast unmöglich als dokumentenecht zu zertifizieren, weil die Druckerhersteller nicht die Erlaubnis für das Prüfverfahren durch die Papiertechnische Stiftung erteilen, die in Deutschland allein für die Zertifizierung zuständig ist. Jedoch erfüllen unsere Rebuilt-Toner vollständig die Kriterien der Dokumentenechtheit gemäß den Anforderungen der DIN 33870. Du kannst also mit Rebuilt-Tonern von SUPERPATRONEN archivfähig drucken.


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