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Woraus setzen sich Druckkosten zusammen?

gezeichnete Person mit Geld in der einen und Sparschwein in der anderen HandDu fragst dich, was genau zu den Druckkosten bei Druckern zählt und wie du sie berechnen kannst? Einen grundlegenden Eindruck der Zusammensetzung der Druckkosten bietet dir die Definition der Gesamtkosten in der Betriebswirtschaftslehre, die besagt, dass darunter sowohl Fixkosten als auch variable Kosten fallen. Doch das ist längst nicht alles in puncto Drucker, denn in die Bewertung der Druckkosten muss auch das Geld einfließen, das du für den Kauf deines Druckers oder Multifunktionsgeräte bezahlt hast.

Wir beantworten dir nachfolgend die wichtigsten Fragen rund um Druckkosten. Sie unterstützen dich bereits bei der Entscheidung, welches Druckermodell für dich die richtige Wahl ist.

Wann fallen fixe Druckkosten an?

Gewerbekunden können inzwischen Drucker und Multifunktionsgeräte mieten. Dadurch ist die Gerätemiete pro Monat eine Position in den fixen Druckkosten und verteilt sich auf das monatliche Druckaufkommen. Das gilt genauso, wenn du zu einem gekauften Drucker einen langfristigen Wartungsvertrag abschließt. Alternativ musst du als gewerblicher Nutzer die für die laufende Druckerwartung anfallenden Lohnkosten berücksichtigen.

Neuerdings bieten einige Hersteller für private Kunden Liefermodelle für Tintenpatronen und Toner an. Dann bezahlst du einen pauschalen Preis pro Monat, der dein durchschnittliches Druckaufkommen berücksichtigt. Diese Gebühr ordnet sich ebenfalls in die fixen Druckkosten ein.


Was sind variable Druckkosten?

An dieser Stelle kommt das Druckerzubehör als Einflussfaktor für die Druckkosten ins Spiel. Ganz vorn rangiert dabei deine Auswahl der Verbrauchsmaterialien. Welche Druckerpatronen verwendest du für deinen Tintenstrahldrucker? Greifst du zu XXL-Tintenpatronen mit verlängerter Reichweite oder nutzt du Patronen mit deutlich geringerer Standardreichweite? Kaufst du preisgünstige Rebuilt-Toner zur Senkung der Seitenpreise oder bestückst du deinen Printer mit den teuren Originalpatronen vom Hersteller des Druckers? Aus deiner Auswahl resultieren erhebliche Differenzen bei den Druckkosten pro Blatt.


Wirkt sich die Papierauswahl auf die Druckkosten aus?

Stapel Druckerpapier verpackt und unverpacktDie Kosten für das Druckerpapier beeinflussen die Seitenpreise pro Druck erheblich. Standarddruckerpapier mit 80 g/m2 (Gramm pro Quadratmeter) gibt es ab etwa 3,80 Euro pro 500-Blatt-Pack. Das heißt, die Kosten für Papier liegen bei knapp 0,8 Cent pro Blatt. Kaufst du teures Druckerpapier für 7,50 Euro im 500-Blatt-Pack, steigen die in den Druckkosten enthaltenen Papierkosten auf 1,5 Cent pro Blatt.

Noch größer sind die Differenzen bei den Kosten pro Ausdruck, wenn du beispielsweise statt Standarddruckerpapier Spezialpapier für den Fotodruck verwendest. Selbst bei preiswertem Fotokarton von Epson im Format DIN A4 musst du bereits mit etwa 25 Cent Papierkosten pro Ausdruck rechnen.

Großunternehmen kaufen Kopierpapier meistens palettenweise mit 100.000 Blatt, dadurch sinken die Kosten pro Blatt teilweise auf 0,5 Cent. Natürlich ist das keine Lösung zum Druckkosten senken für Privatpersonen, Kleingewerbler und Kleinunternehmen.

Wir halten fest: Mit deiner Wahl des Papiers kannst du Druckkosten nach oben oder unten steuern. Bedenke bitte, dass sehr billiges Papier die Druckqualität negativ beeinflussen kann und Fehldrucke wiederum die Kosten in die Höhe treiben. Durch unseren Druckerpapier-Guide kannst deine Kaufentscheidung auf Informationen stützen und die passende Wahl treffen.


Kannst du Druckkosten mit dem Doppelseitendruck senken?

Duplex-Druck-SymbolMusst du umfangreiche Dokumente ausdrucken, kannst du die Druckkosten mit dem Doppelseitendruck spürbar reduzieren, sofern dein Drucker diese Funktion vorweist.

Eine Beispielrechnung: Diese auch als Duplexdruck bezeichnete Vorgehensweise senkt den Papierverbrauch um 50 Prozent. Bei einem 100-seitigen Dokument und der Nutzung des preiswertesten Standarddruckerpapiers käme bereits eine Einsparung von rund 40 Cent zusammen. Das klingt nach nicht viel, aber es summiert sich bei vielen großen Druckaufträgen.

Bedenke an dieser Stelle bitte, dass du durch eine Reduzierung des Papierverbrauchs auch die Umwelt schonst und beim Versand der Dokumente Porto sparst. Der Preis für einen Standardbrief ist erheblich günstiger als das Porto für einen Kompaktbrief.  Das heißt, der Duplexdruck senkt die Kosten gleich an mehreren Stellen.


Wie kannst du die Druckkosten beim Tintenstrahler berechnen?

Tintenpatronen in Drucker

  1. Im ersten Schritt rechnest du die Papierkosten pro Blatt aus.
  2. Bei den Druckkosten für einen Tintenstrahldrucker musst anschließend die Kosten für die Tinte hinzurechnen. Für die Berechnung der Tintenkosten teilst du den Preis der Patronen oder der Tinte zum Nachfüllen durch die Reichweite. Als Ergebnis erhältst du die Tintenkosten pro Blatt (Seitenpreis). Beachte dabei die Tatsache, dass sich die Reichweiten der Farbpatronen und der Schwarzpatronen teils deutlich voneinander unterscheiden.
  3. Zum Schluss addierst du die Papierkosten und Tintenkosten zusammen.

Tipp: Bei allen SUPERPATRONEN findest du im Shop die so genannten Druckkosten pro Seite (Seitenpreise) bei jeder Druckerpatrone und jedem Toner.


Wie erfolgt die Druckkostenberechnung beim Laserdrucker?

LaserdruckerUnterschiedliche Reichweiten gibt es auch bei den Tonerkartuschen für deinen Laserdrucker oder Multifunktionsdrucker mit Laserdruckwerk. Dort erhältst du mit den Tonerkosten allerdings nur eine Teilnote, zu der du noch die Kosten für die Bildtrommel hinzuaddieren musst:

  1. Du ermittelst die Papierkosten pro Blatt (Einkaufspreis geteilt durch Anzahl der Blätter).
  2. Die Kosten für den Toner pro Blatt errechnest du genauso wie die Tintenkosten beim Tintenstrahldrucker (Einkaufspreis geteilt durch Reichweite der Kartusche).
  3. Um die kompletten Druckkosten beim Laserdrucker zu ermitteln, müssen ergänzend die Kosten für die Bildtrommel/n einfließen. Diese rechnest du ebenfalls mit einer Teilung des Drum-Preises durch die übliche Reichweite der Bildtrommeln auf die Kosten pro Blatt herunter. Die Reichweite der Bildtrommel wird beim Produkt angegeben.
  4. Der letzte Schritt ist die Addition der Papierkosten plus die Tonerkosten plus die anteiligen Kosten für die Bildtrommeln.

Hinweis: Die gleiche Vorgehensweise wenden auch Druckkostenrechner an, mit denen du online die Druckkosten verschiedener Druckermodelle vergleichen kannst.


Wann fließen Energiekosten in die Berechnung der Druckkosten nicht ein?

Stromkabel am DruckerDie sparsamsten Tintenstrahldrucker von HP, Lexmark, Epson, Canon und Co. nehmen heute gerade einmal noch eine Leistung von 25 Watt auf. Sie müssten 40 Stunden laufen, damit ein Verbrauch von einer Kilowattstunde zusammenkommt. In dieser Zeit kannst du mehrere Tausend Ausdrucke erstellen. Beim Tintenstrahldrucker ergibt die Berücksichtigung der Energiekosten bei den Druckkosten deshalb überhaupt keinen Sinn.

Anders ist die Lage beim Laserdrucker. Ein leistungsstarker Laserdrucker verbraucht durchaus auch bis zu 1.000 Watt. Das entspricht einer Kilowattstunde pro Betriebsstunde. Bei einem Arbeitspreis von 30 Cent pro Kilowattstunde, kämst du auf Energiekosten von 0,12 Cent pro Blatt, wenn du pro Stunde 250 Seiten druckst. Beim Laserdrucker haben die Energiekosten Auswirkungen auf die Druckkosten, die nicht unter den Tisch fallen sollten.


Wie kannst du den Wartungsaufwand bei den Druckkosten berücksichtigen?

Wartung wird auf Druckerdisplay angezeigtEin wichtiger Teil bei der Kalkulation der Druckkosten im Unternehmen sind die Wartungskosten für die Drucker-Flotte. Bei einem langfristigen Wartungsvertrag nimmst du die monatliche Pauschale und teilst sie durch dein durchschnittliches Druckaufkommen, um den Wartungsaufschlag pro Seite zu erhalten.

Lässt du die Drucker-Wartung durch hauseigene Techniker durchführen, setzt du die auf die Druckerwartung entfallenden Lohnkosten samt Lohnnebenkosten und Verbrauchsmaterialien an. Das heißt, deine Techniker müssten ein wenig Buch führen, damit du verlässliche Daten erhältst.


Sind die Druckkosten beim Drucker oder beim Multifunktionsgerät niedriger?

Zwischen den beiden Gerätearten gibt es grundsätzliche Unterschiede bei den Druckkosten. Sie leiten sich beispielsweise aus dem Gerätekaufpreis ab. Multifunktionsgeräte sind in der Regel teurer als ein reiner Laserdrucker oder Tintenstrahldrucker. Allerdings macht sich dieser Unterschied bei den Druckkosten pro Blatt kaum bemerkbar. Während der Lebensdauer der Multifunktionsgeräte kannst du über 100.000 Seiten ausdrucken. Eine Preisdifferenz von 200 Euro würde deshalb die Druckkosten beim Multifunktionsgerät um weniger als 0,2 Cent pro Seite erhöhen.

Beim Energieverbrauch gibt es bei den neusten Modellreihen kaum noch nennenswerte Unterschiede zwischen Multifunktionsgeräten und Druckern. Der Grund ist, dass die Multifunktionsgeräte immer nur die Module einschalten, die sie zur Abarbeitung der jeweiligen Aufträge benötigen.


Wie schneiden Kopierer bei den Druckkosten ab?

Kopierer in den Blatt auf Vorlagenglas eingelegt wirdDiese Frage ist deshalb interessant, weil du auch viele Kopierer über Netzwerkports als Drucker an deinen Computer anschließen kannst. Bei den Papierkosten und Tonerkosten pro Blatt gibt es bei den Druckkosten der Kopierer und der Multifunktionsgeräte keine nennenswerten Unterschiede.

Allerdings unterscheiden sich die Gesamtkosten erheblich. Viele reine Kopierer haben keinen echten Schlafmodus, sondern wärmen die Bildtrommel auch im Standby-Modus. Damit soll Kondenswasser auf Trommeln verhindert werden. Das heißt, sie verbrauchen während der Standzeiten ziemlich viel Energie. Bei der Verwendung von Kopierern als Drucker solltest du deshalb die Energiekosten bei den Druckkosten berücksichtigen. Dazu teilst du den im Laufe eines Monats angefallenen Stromverbrauch durch die Anzahl der Seiten, die du im gleichen Zeitraum auf dem Kopierer ausgedruckt hast.


Welche Vorteile haben MFPs bei den Druckkosten für Kopien?

In Multifunktionsgeräten (Multifunktions-Printer, kurz MFP) kommen inzwischen die gleichen Druckwerke, Toner und Patronen wie in Druckern ohne die Funktionen Scannen und Kopieren zum Einsatz. Das heißt, die Druckkosten von Multifunktionsgeräten sind mit den Folgekosten von Druckern weitgehend identisch.

Allerdings haben sie Vorteile bei den Gesamtkosten fürs Drucken und Kopieren. Weil alle Funktionen in einem Gerät vereint sind, sparst du die Energie, die für den separaten Betrieb von Druckern, Scannern und Kopierern notwendig wäre.

Energieeinsparungen und in der Folge Kosteneinsparungen entstehen auch an anderer Stelle. Genau wie Kopierer können Multifunktionsgeräte Kopien deiner Dokumente erstellen, ohne dass du dafür den Computer einschalten musst. Deshalb kann sich unter Umständen sogar ein Multifunktionsgerät lohnen, bei dem die Druckkosten im engeren Sinn etwas höher als bei einem vergleichbaren Drucker liegen.


Wo stößt die Kalkulation der Druckkosten an Grenzen?

Einen Fakt solltest du beim Vergleich der Druckkosten der Laserdrucker, Tintenstrahldrucker und Multifunktionsgeräte kennen: Die Angabe der Reichweite der Patronen und Toner bezieht sich immer auf einen Deckungsgrad von fünf Prozent. Das entspricht einem kurzen geschäftlichen Anschreiben.

Abhängig von den Inhalten deiner Dokumente können diedamit kalkulierten Druckkosten erhebliche Abweichungen zu den tatsächlichen Druckkosten aufweisen. Das gilt insbesondere für den Fotodruck, weil dabei sogar Deckungsgrade von bis zu 100 Prozent anfallen. Beim vollflächigen Fotodruck solltest du deshalb die errechneten Druckkosten pro Blatt mit 20 multiplizieren.


Hast du mit deinem Nutzerverhalten Einfluss auf die Druckkosten?

Ja! Du kannst sogar in einem erheblichen Ausmaß die Druckkosten mit dem Nutzerverhalten beeinflussen. Eine Möglichkeit hatten wir mit dem Duplexdruck bereits benannt.

  • Eine kräftige Senkung der Tintenkosten und Tonerkosten ist mit der Nutzung der Optionen Entwurfsdruck und Tonersparmodus möglich. Damit kannst du die Reichweite der Toner und Patronen erheblich verlängern. Auch ein Verzicht auf den Graustufendruck zu Gunsten eines Schwarz-Weiß-Drucks geht mit einer Senkung der Druckkosten einher.
  • Textdokumente ohne große Bedeutung, die du beispielsweise nur zu Recherchezwecken benötigst, könntest du in einer niedrigeren Auflösung ausdrucken.
  • Außerdem genügt einfaches Universalpapier für die private Ablage bzw. für unternehmensinterne Zwecke, nur Geschäftsbriefe, Verträge und ähnliches kannst du auf teurem Premiumpapier ausdrucken.
  • Beim Kauf von Druckerzubehör muss es nicht das teure Original sein, auch kostengünstige und qualitative Refill-Patronen und Rebuilt-Toner erfüllen ihren Zweck hervorragend. SUPERPATRONEN sind genau solche Verbrauchsmaterial, das sogar die Umwelt schont.

Warum sind bei einigen Modellen die Druckkosten extrem hoch?

Besondere Vorsicht solltest du walten lassen, wenn du einen Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker aus dem unteren Preissegment kaufst. Oftmals stützen die Hersteller die Verkaufspreise der Geräte, indem sie hohe Preise für das originale Verbrauchsmaterial verlangen. Möchtest du dauerhaft niedrige Folgekosten haben, schau also vor dem Kauf genau nach, welche Arten von Verbrauchsmaterialien zu welchen Preisen für die Drucker und Multifunktionsgeräte verfügbar sind.

Tipp: Willst du günstige Druckkosten nutzen und umweltfreundlich drucken, greife nicht zu den Modellen, die gerade eben auf den Markt gekommen sind. Oftmals nutzen sie neu entwickelte Patronenserien und Tonerkartuschen. Dann musst du eine ganze Weile warten, bevor du deine Folgekosten mit Rebuilt-Tonern und Refill-Patronen senken kannst. Mehr darüber, welcher Drucker die gerinsten Druckkosten verursacht (übrigens eine sehr individuelle Geschichte), findest du im verlinkten Ratgeber.


Was solltest du über Tintenflatrates und Tonerflatrates wissen?

Hersteller von Druckern und Multifunktionsgeräten haben sich dazu entschlossen, Tonerflatrates und Tintenflatrates für Privatkunden anzubieten. Es mag sein, dass damit in einzelnen Fällen lukrative Druckkosten anfallen. Auch ist es positiv, dass dabei in der Regel Refill-Patronen zum Einsatz kommen.

Allerdings haben die Tintenflatrates eine wenig umweltfreundliche Kehrseite. Die Kunden erhalten Patronen, die nur so viel Tinte enthalten, wie für das pro Zeiteinheit kalkulierte Druckaufkommen benötigt wird. Dadurch steigt das Versandaufkommen und gerade der Verkehrsbereich macht in Deutschland noch die meisten Probleme bei der Umsetzung der Klimaschutzziele. Jeder unnötige Paketversand sollte deshalb konsequent vermieden werden. Vielleicht greifen die Anbieter der Tintenflatrates einen Verbesserungsvorschlag auf und bieten künftig XXL-Patronen mit einer vom Drucker anhand des Füllstands automatisiert angeforderten Nachlieferung an, was allerdings datenschutzrechtliche Probleme aufwerfen könnte, die zu lösen wären.


Warum wird der Bedieneraufwand bei den Druckkosten oft vergessen?

Arbeitszeit ist ein teures Gut. Der Wert einer Arbeitsstunde wird in Zukunft nicht niedriger, sondern die Tarifabschlüsse der Gewerkschaften sorgen für eine stetige Verteuerung. Leider fließt der Bedieneraufwand in die Druckkostenkalkulation nicht ein. Er unterscheidet sich bei den einzelnen Modellen der Drucker und Multifunktionsgeräte aber teilweise erheblich.

Viele Drucker bringen einen Papierschacht oder eine Papierkassette mit geringem Fassungsvermögen mit. Bei größeren Druckaufträgen müssen die Bediener „sprungbereit“ bleiben. Das heißt, sie können während der Ausführung der Druckaufträge keine anderen Arbeiten ausführen. Drucker mit mehreren Papierkassetten mit großem Fassungsvermögen reduzieren den Bedieneraufwand erheblich. Dadurch kannst du bei einer gewerblichen Nutzung Lohnkosten sparen.


Welches Fazit ist zu den Druckkosten zu ziehen?

  • Du solltest nicht nur die klassischen Faktoren berücksichtigen, die in die Vergleiche der Druckkosten üblicherweise einfließen. Dazu gehören die Papierkosten, die Kosten für Tinte und Toner sowie für andere Verbrauchsmaterialen. In einigen Fällen spielen Besonderheiten beim Energieverbrauch eine Rolle.
  • Bedenke bei der Auswahl deines Druckers oder Multifunktionsgeräts aber auch andere Folgekosten, die du laufend tragen musst. Gute Beispiele dafür sind der Bedieneraufwand und der Wartungsaufwand.
  • Bedenke, dass du aufgrund der Praxis bei der Angabe der Reichweiten der Toner und Tintenpatronen immer nur einen Orientierungswert errechnen kannst. Besonderheiten gibt es beispielsweise beim Fotodruck.
  • Du kannst deine Druckkosten aktiv mit deinem Nutzerverhalten beeinflussen.
  • Außerdem hast du die Chance, mit deinem Kaufverhalten beim Nachbestellen von Toner und Tinte Einfluss auf die Höhe deiner Druckkosten zu nehmen. An dieser Stelle solltest du wissen, dass du mit vielen preisgünstigen Varianten (wie beispielsweise den Rebuilt-Tonern und Refill-Tintenpatronen) ganz nebenher die Umwelt und das Klima schützen kannst. Dieser Vorteil lässt sich nicht mit einem Geldwert ausdrücken.
  • Auch der Druckerkauf beeinflusst die Druckkosten. Nicht nur der Einkaufspreis entscheidet, sondern auch Verbrauchsmaterial und Energiekosten. Vergleiche in einem Druckkostenrechner die grundlegenden Druckkosten, wenn du ein Gefühl für das anzusetzende Druckbudget erhalten möchtest.

Tipp: Im Internet findest du zum einen Druckkostenrechner, die dich bei der Berechnung unterstützen und viele Modelle von HP, Epson, Samsung, Canon usw. gelistet haben. Unter Umständen musst du noch Kosten aus deinem (Arbeits-)Umfeld hinzuaddieren. Zum anderen bemühst du vielleicht auf der Suche nach einem neuen Drucker Online-Vergleichsseiten, die Drucker unter die Lupe nehmen. Einige geben die zu erwartenden Druckkosten als Teilnote aus. Zwar solltest du dich nicht zu 100% darauf verlassen, weil oft die teuren Original-Druckerpatronen für die Berechnung herangezogen werden, ein Gespür kannst du dadurch allerdings entwickeln, bevor du tiefer in die Recherche einsteigst.


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