Bürodrucker & Businessdrucker: Welche sind für mich geeignet?

Bürodrucker, Businessdrucker und Multifunktionsdrucker in Regalen

Die Anforderungen an einen Businessdrucker unterscheiden sich je nach Unternehmen und Einsatzzweck teils enorm. Bei der Auswahl von Bürodruckern und Druckern für Unternehmen spielt daher eine Vielzahl von Faktoren eine wichtige Rolle – abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse.

Die meisten Auswahl-Kriterien gelten für Laserdrucker und Tintenstrahldrucker für den gewerblichen Einsatz gleichermaßen. Dazu zählen auch Multifunktionsdrucker und Multifunktionssysteme.

Wir haben für dich überlegt und umfassend recherchiert, damit du aus der Flut der auf dem Markt angebotenen Druckermodelle und Multifunktionsdrucker für Business und Büro das optimale Exemplar auswählen kannst.
Los geht’s!

Inhaltsverzeichnis

Laserdrucker oder Tintenstrahldrucker als Drucker für Unternehmen?
Welcher Drucker für Unternehmen bietet die beste Druckleistung?
Welcher Bürodrucker lohnt sich bei geringem Druckaufkommen?
Nur einen Farbdrucker oder Farbdrucker und s/w-Drucker kaufen?
Bürodrucker für verschiedene Unternehmensgrößen
Multifunktionsgerät oder Bürodrucker und Scanner sowie Kopierer kaufen?
Welche Papierstärken sollte dein Bürodrucker verarbeiten können?
Welche Papierformate sollte dein Bürodrucker nutzen können?
Muss der Drucker fürs Unternehmen auch Datenträger beschriften können?
Prüfe vor dem Kauf der Bürodrucker die Auswahl des Verbrauchsmaterials
Zusätzliche Technik und Ausstattung bei der Auswahl der Bürodrucker
Achte beim Drucker für Unternehmen auf die Konnektivität
Welcher Bürodrucker eignet sich für geräuschempfindliche Umgebungen?
Besondere Umgebungsbedingungen beim Drucker für Unternehmen
Pick-up-Service für Bürodrucker ist eine gute Sache
Einige Hersteller bieten einen Managed Print Service an
Spezielle Businessdrucker
Welche Schlussfolgerungen ergeben sich aus diesen Tipps?

Laserdrucker oder Tintenstrahldrucker als Drucker für Unternehmen?

Noch vor einigen Jahren hätte jeder Experte zu einem Laserdrucker als Bürodrucker geraten. Doch diese Zeiten sind vorbei. Inzwischen können viele Tintenstrahldrucker bei der Druckgeschwindigkeit mit den Pendants mit einem Laserdruckwerk locker mithalten, ebenso bei der Druckqualität trotz der hohen Ausgabegeschwindigkeit fertig gedruckter Dokumente. Besonders flink sind Modelle mit einem seitenbreiten Druckkopf.

Umgekehrt haben sich die Auflösungen der Laserdrucker so verbessert, dass sie den Tintenstrahldruckern beim Fotodruck teilweise Konkurrenz machen können. Es gibt also nur noch wenige Spezialfälle, bei denen die einzelnen Drucktechniken ihre Vorteile voll ausspielen können. Übrigens gibt es natürlich beide Varianten als Multifunktionsdrucker sowie als Farbdrucker.

Welche Druckerart schneidet beim Energieverbrauch am besten ab?

In dieser Kategorie ist der Tintenstrahldrucker als Bürodrucker der eindeutige Gewinner. Die Tintenstrahldruckwerke benötigen nur einen Bruchteil der Energie, die ein Laserdrucker verbraucht. Das liegt an der Funktionsweise von Laserdruckern.

Der „Energiefresser“ im Laserdrucker ist die Heizung der Fixiereinheit. Eine solche Heizung besitzt ein Tintenstrahldrucker nicht. Den gleichen Nachteil beim Energieverbrauch hat übrigens auch der Drucker für Thermopapier. Hier wird die Verfärbung des Druckpapiers durch eine punktuelle Erwärmung bewirkt.

Bedenke Verzögerungen bis zum Start der Druckaufträge

In diesem Punkt gibt es gravierende Unterschiede zwischen den einzelnen Arten der Druckwerke. Ein Tintenstrahldrucker startet den Ausdruck sofort. Beim Laserdrucker musst du eine Wartezeit bis zum Start der Ausdrucke einplanen. Sie entsteht, weil die Fixiereinheit zuerst aufgeheizt werden muss. Deshalb wird dieser Vorgang auch Vorwärmzeit genannt. Sie unterscheidet sich modellabhängig sehr erheblich und kann bis zu einer halben Minute betragen.

An vielen Stellen haben die Vorwärmzeiten der Laserdrucker gravierende Nachteile. Gute Beispiele dafür sind die Anmeldungen von Arztpraxen und die Abteilungen mit direktem Kundenverkehr. Dort würden sich die Wartezeiten durch die Vorwärmzeiten spürbar verlängern. Das ist ein vermeidbarer Minuspunkt bei der Zufriedenstellung der Kunden. Dort sind Tintenstrahldrucker als Bürodrucker die bessere Wahl.

Bedenke Verzögerungen bis zum Start der Druckaufträge

Foto eines Feinstaubfilters für Laserdrucker In diesem Punkt gibt es gravierende Unterschiede zwischen den einzelnen Arten der Druckwerke. Ein Tintenstrahldrucker startet den Ausdruck sofort. Beim Laserdrucker musst du eine Wartezeit bis zum Start der Ausdrucke einplanen. Sie entsteht, weil die Fixiereinheit zuerst aufgeheizt werden muss. Deshalb wird dieser Vorgang auch Vorwärmzeit genannt. Sie unterscheidet sich modellabhängig sehr erheblich und kann bis zu einer halben Minute betragen.

Welcher Drucker für Unternehmen bietet die beste Druckleistung?

Beim Drucker für Unternehmen muss du das regelmäßige Druckaufkommen berücksichtigen. Die Entscheidung für einen Laserdrucker oder einen Tintenstrahldrucker hängt davon mittlerweile nicht mehr ab. Die Top-Modelle beider Kategorien punkten inzwischen mit einer hohen Druckleistung, die mit einem maximalen monatlichen Druckvolumen in den Produktbeschreibungen angegeben sind.

Bei Tintenstrahldruckern gibt es allerdings erhebliche Leistungsunterschiede, die vom Aufbau der Druckköpfe abhängig sind. Die mit Abstand höchste Leistung bekommst du bei Modellen mit einem seitenbreiten Druckkopf. Allerdings musst du dafür etwas mehr Geld als für die Pendants mit einem Druckkopfschlitten ausgeben.

Welcher Bürodrucker lohnt sich bei geringem Druckaufkommen?

Ist das Druckaufkommen niedrig, haben Laserdrucker und Tintenstrahldrucker als Drucker für Unternehmen sowohl Vorteile als auch Nachteile. Die optimale Wahl hängt von der zeitlichen Verteilung der Druckaufträge ab:

Musst du über viele Tage hinweg keine Ausdrucke erstellen, könnten beim Tintenstrahldrucker die Düsen des Druckkopfs eintrocknen. Viele Tintenstrahldrucker starten nach einer längeren Pause (meistens schon nach ein paar Stunden) vor dem Ausdruck automatisch ein Druckkopfreinigungsprogramm. Das kostet jede Menge Tinte. Für Wenigdrucker ist deshalb ein Laserdrucker als Bürodrucker die bessere Wahl.
Beim Laserdrucker solltest du viele Einzelausdrucke vermeiden, weil die Vorwärmzeiten der Fixiereinheiten den Energieverbrauch erhöhen. Diesen Nachteil kannst du einfach ausschalten, indem du deine Druckaufträge über den Tag hinweg sammelst und geschlossen erteilst.

Nur einen Farbdrucker oder Farbdrucker und s/w-Drucker kaufen?

Diese Frage klingt etwas merkwürdig, stellt sich in einigen Fällen aber tatsächlich. Die Antwort hängt davon ab, wie sich dein Druckaufkommen auf Farbdrucke und s/w-Drucke verteilt.

Manchmal könnte die Anschaffung eines Farbdruckers undeines s/w-Druckers durchaus lohnenswert sein. Der Grund sind die Druckkosten. Die Kosten für einen s/w-Ausdruck fallen bei einem reinen s/w-Drucker in der Regel etwas günstiger aus als bei einem Farbdrucker. Fallen bei dir nur s/w-Ausdrucke an, ist der Kauf eines Farbdruckers grundsätzlich nicht zu empfehlen.

Bürodrucker für verschiedene Unternehmensgrößen

Es macht natürlich einen erheblichen Unterschied für die Bürodrucker-Auswahl, ob ein Freiberufler oder ein sehr kleines Team einen Drucker fürs Büro benötigt oder ob es sich um mittlere und große Arbeitsgruppen in Unternehmen handelt:

Bürodrucker für kleine Unternehmen, Selbständige und Freiberufler

Wer alleine oder im kleinen Team einen Drucker fürs Business benötigt, sollte Wert auf ein gut handzuhabendes, kompaktes Gerät legen. Mit Blick auf den Nutzerkomfort und die sich damit eröffnenden Optionen kann auch ein mit Smartphone und Tablet ansteuerbares Gerät von Nutzen sein. Netzwerkfähigkeit (WLAN) ist sehr praktisch, wenn von mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig auf das Gerät zugegriffen werden soll. Wer für sein Home-Office einen Drucker sucht, den er allein bedienen wird, kann aber auch mit einem Drucker ohne WLAN glücklich werden. Ein Multifunktionsdrucker kann von Vorteil sein, dazu gleich mehr.

Ansonsten bleibt nur zu sagen, dass kleine Arbeitsgruppen mit wenigen Personen meist sehr genau wissen, wie hoch das Druckaufkommen und welcher Art die Ausdrucke sein werden. Daraus ergeben sich bereits Konkretisierungen in Verbindung mit den von uns hier präsentierten Überlegungen und Recherchen zu Bürodruckern, die eine Kaufrichtung vorgeben.

Bürodrucker für KMU (kleine und mittelständische Betriebe)

Bei diesen Unternehmensgrößen sind Netzwerkdrucker klar zu bevorzugen, weil diese bequem von mehreren Abteilungen genutzt werden können. Weil Menschen eher dazu tendieren, auch Unnötiges auszudrucken, wenn ein Arbeitsplatzdrucker vorhanden ist, lohnt sich die Überlegung, solche nicht zur Verfügung zu stellen, sofern es umsetzbar ist. Bürodrucker sollten in KMU das zuvor ermittelte Druckvolumen problemlos bewältigen können, dazu beachte man die vom Druckerhersteller angegebenen Daten.

Eine Beratung durch Fachleute für Drucklösungen ist ab einer gewissen Unternehmensgröße üblich, um optimal vorbereitet den Arbeitsalltag mit Druckern und Kopierern zu bewältigen.

Bürodrucker und Kopierer für große Unternehmen

In Großunternehmen arbeiten meist unterschiedliche Abteilungen mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Die diversen Bürodrucker sollten entsprechend auf den jeweiligen Arbeitsbereich abgestimmt ausgewählt werden. Netzwerkfähigkeit, Datenschutz, Nutzeridentifikation, hohes Druckvolumen, große Papierkassetten, ... – alles Punkte, die berücksichtigt werden müssen.

Da sich ein Unternehmen mit vielen Angestellten von Fachleuten für Drucklösungen beraten lassen wird, begnügen wir uns an dieser Stelle mit diesen allgemeinen Hinweisen.

Tipp: Druckerflotte und Kopierer fürs Business können einerseits gekauft, aber auch geleast und gemietet werden. Leasing und Miete für Kopierer und Druckerflotten haben den Vorteil, dass die monatlichen Beträge sofort abzugsfähige Betriebsausgaben darstellen, die anfallende Steuern mindern können.

Multifunktionsgerät oder Bürodrucker und Scanner sowie Kopierer kaufen?

Bei der Entscheidung pro oder contra Multifunktionsdrucker spielen dein Druckaufkommen sowie die Menge der benötigten Scans und Kopien neben weiteren Aspekten eine Rolle:

Nachteile von Multifunktionsdruckern

Bei einem Multifunktionsgerät als Drucker für Unternehmen können alle Funktionen ausfallen, wenn ein Defekt vorliegt.
Die meisten Multifunktionsgeräte können bei der Druckgeschwindigkeit und der Scangeschwindigkeit mit dem Drucker und Scanner als Einzelgeräte nicht mithalten.
In mittleren und großen Unternehmen werden häufig Kopien benötigt, weshalb sich ein eigenständiger Kopierer in den entsprechenden Abteilungen oft besser eignet als ein Multifunktionssystem.

Vorteile von Multifunktionsgeräten

Du benötigst weniger Platz als für die Aufstellung eines Druckers, eines Scanners und eines Kopierers. Sinnvoll für Einzelpersonen und kleine Betriebe.
Du hast mit einem Multifunktionsdrucker nur diesen zu warten und mit Verbrauchsmaterial auszustatten.
Du hast nur das Multifunktionsgerät am Strom mit entsprechend niedrigerem Verbrauch.
Du kannst mit einem Multifunktionsgerät Kopien ohne Umweg über den Computer erstellen. Das spart Zeit und ebenfalls Energie.

Welche Papierstärken sollte dein Bürodrucker verarbeiten können?

Bei dieser Frage kommt es darauf an, was du konkret auf deinem Drucker fürs Unternehmen bedrucken möchtest. Für Angebote, Lieferscheine und Geschäftsbriefe kommt Druckerpapier mit einer Stärke zwischen 70 und 90 Gramm pro Quadratmeter zum Einsatz. Das kann heute jeder Businessdrucker leisten.

Ganz anders sieht es beim Fotodruck aus, falls du diesen benötigst. Hochwertiger Fotokarton hat durchaus ein Flächengewicht von 200 Gramm pro Quadratmeter und mehr. Darauf sind nur die Papiertransporteinheiten spezieller Fotodrucker vorbereitet. Sie machen das Bedrucken von Fotokarton sogar aus der Papierkassette heraus möglich.

Die meisten Bürodrucker sind in der Lage, Papier bis zu einer Stärke von 120 Gramm pro Quadratmeter zu verarbeiten. Allerdings gilt das für Stärken ab 100 Gramm pro Quadratmeter lediglich für den Einzelblatteinzug und nicht für die Papierkassette. Papier dieser Stärke (auch Grammatur, angegeben in g/m²) benötigst du nur für wichtige Korrespondenzen sehr wichtige Dokumente.

Welche Papierformate sollte dein Bürodrucker nutzen können?

Falls du keine DIN A3-Ausdrucke brauchst, reicht für dich ein Bürodrucker für DIN A4 völlig aus. Laserdrucker und Tintenstrahldrucker, die auch DIN A3-Blätter bedrucken können, sind in der Regel deutlich teurer als die DIN A4-Drucker. Außerdem benötigen sie deutlich mehr Platz.

Ein spezieller Einzug für Briefumschläge ist heutzutage (meist) überflüssig, denn für Geschäftsbriefe gibt es Briefumschläge mit Fenster sowohl im Format DIN C5/6 DL als auch in den Formaten B4, B5, C4 und C5.

Muss der Drucker fürs Unternehmen auch Datenträger beschriften können?

Nein, (üblicherweise) nicht. Die Funktion der Datenträgerbeschriftung beim Businessdrucker ist nicht unbedingt notwendig. Einerseits sind viele Brennerlaufwerke in der Lage, CDs, DVDs und Blu-rays mit dem Laser beschriften zu können. Außerdem gibt es spezielle Etikettenbögen mit Aufklebern für Datenträger, die nahezu jeder handelsübliche Laserdrucker oder Tintenstrahldrucker bedrucken kann. Bei einigen Modellen ist die Beschriftung der Etiketten für Datenträger allerdings nicht aus der Papierkassette heraus möglich, sondern du musst sie in den Einzelblatteinzug legen.

Prüfe vor dem Kauf der Bürodrucker die Auswahl des Verbrauchsmaterials

Das Verbrauchsmaterial ist ein hoher Kostenfaktor innerhalb der Gesamtbetriebskosten von Multifunktionsdruckern, Kopierern und generell Druckern. Daher ist es durchaus sinnvoll, an diesen Punkt von Beginn an zu denken.

Immer mehr Unternehmer legen großen Wert darauf, in allen Geschäftsbereichen umwelt- und klimafreundlich zu arbeiten. Gehörst du auch zu den Unternehmern, die genau damit Pluspunkte bei ihren Kunden sammeln wollen? Verbinde die Senkung der Folgekosten mit nachhaltigem Handeln und kaufe Drucker, zu denen umweltfreundliche Verbrauchsmaterialien verfügbar sind.

Recycling-Pfeile und Toner für Laserdrucker

Beim Laserdrucker sind das Rebuilt-Toner sowie Rebuilt-Drums und beim Tintenstrahldrucker Refill-Tintenpatronen. Sie schonen nicht nur die Umwelt und das Klima, sondern punkten zusätzlich beim Preis. Mit solchen Verbrauchsmaterialien kannst du (modellabhängig) um bis zu 70 Prozent günstiger als mit Patronen, Kartuschen und Drums aus der Neuproduktion drucken.

Daher raten wir vor der Anschaffung von Druckern für dein Business, die Preise für Toner bzw. Tintenkartuschen zu überprüfen und zu vergleichen. Nutze dazu die Reichweite und die Seitenpreise der angebotenen Druckerpatronen, die zu den anvisierten Geräten passen.

Business-Tintenstrahldrucker mit alternativen Tintenzufuhr-Varianten

Bei Tintenstrahldruckern für Unternehmen kannst du auch auf andere Weise umweltfreundlich handeln; Bürodrucker für den gewerblichen Einsatz gibt es inzwischen als Modelle, die keine klassischen Patronen mehr nutzen. Bei diesen Geräten kommt die Druckertinte aus großen Flaschen oder aus einem einfach nachfüllbaren Tank. Natürlich gibt es diese Geräte auch als Multifunktionsdrucker mit Kopierer, Scanner und – falls nötig – mit Fax.

Drucker für Büros mit Tintentanks bieten neben der Umweltfreundlichkeit einen weiteren Vorteil: Mit einem so ausgestatteten Drucker für Unternehmen hältst du ergänzend deine Druckkosten dauerhaft niedrig und kannst die gesparten, finanziellen Mittel für die Entwicklung deines Business einsetzen. Wie groß die Ersparnis gegenüber einem Tintenstrahldrucker mit traditionellen Tintenpatronen ausfällt, hängt vom konkreten Modell ab.

Zusätzliche Technik und Ausstattung bei der Auswahl der Bürodrucker

Unternehmen, die regelmäßig große Mengen Briefe verschicken müssen, statten ihre Drucker mit ergänzender Technik aus. Dazu gehören beispielsweise Falzmaschinen und Kuvertiermaschinen. Sie können im optimalen Fall so konzipiert werden, dass die Ausdrucke direkt vom Bürodrucker in diese Geräte wandern. Hier bietet ein Laserdrucker Vorteile, weil die Ausdrucke nicht erst trocken müssen, sondern sofort weiterverarbeitet werden können.

Darüber hinaus gibt es weitere Ausstattung für Bürodrucker:

Ein Duplexer ist beim Bürodrucker immer wünschenswert

Der Duplexer (auch Duplex-Einheit genannt) sorgt dafür, dass dein Bürodrucker den automatischen Vorder- und Rückseitendruck bietet. Damit kannst du nicht nur Papier sparen, sondern auch eine spürbare Reduzierung der Portokosten erzielen.

Beim einseitigen Druck auf Druckerpapier mit 80 Gramm pro Quadratmeter geht maximal ein dreiseitiges Dokument als Standardbrief durch. Beim Vorder- und Rückseitendruck könnte dein als Standardbrief verschicktes Dokument sechs Seiten lang sein. Die Vorteile eines Duplexers sind sowohl bei Laserdrucker-Modellen als auch bei Tintenstrahldruckern nutzbar.

Achte bitte beim Kauf darauf, ob der Duplexer als serienmäßiges Zubehör oder als optionales Zubehör angeboten wird.

Zusätzliche Papierkassetten erhöhen den Nutzerkomfort

Bei einem hohen Druckaufkommen raten wir zu einem Bürodrucker, der Papierkassetten mit großem Fassungsvermögen mitbringt. Sie reduzieren den Bedieneraufwand bei umfangreichen Druckaufträgen.

Mit Zusatzkassetten kannst du bei vielen Modellen der Drucker für Unternehmen den Papiervorrat optional vergrößern. Bei einigen Herstellern ist das bis zu einem Papiervorrat von mehreren Tausend Blättern möglich.

Tipp: Zusätzliche Papierkassetten verschaffen dir die Chance, größere Druckaufträge bei einem Netzwerkdrucker beispielsweise nachts unbeaufsichtigt abarbeiten zu lassen. Dadurch kannst du während der Geschäftszeiten lästige Wartezeiten bei kleineren Druckaufträgen vermeiden.

Achte beim Drucker für Unternehmen auf die Konnektivität

Die Auswahl der Bürodrucker hängt auch von der Frage ab, ob sie als Arbeitsplatzdrucker oder Netzwerkdrucker arbeiten sollen. Bei einem geplanten Einsatz als Arbeitsplatzdrucker reicht ein USB-Port aus. Wenn du zu einem Drucker mit Netzwerkport greifst, bleibst du bei den Einsatzmöglichkeiten sehr flexibel. Nutzen deine Mitarbeiter Notebooks oder andere mobile Endgeräte, solltest du einen Businessdrucker mit WLAN-Fähigkeiten kaufen.

Wann ist ein Drucker mit Mail- oder Cloud-Anbindung lohnenswert?

Symbolbild für Cloud-Printing Du bist viel unterwegs und möchtest vom Smartphone oder Tablet Daten an deinen Drucker schicken? Dafür hast du zwei Möglichkeiten, es kommen

sowohl Bürodrucker mit eigener Mailadresse
als auch Businessdrucker mit Cloud-Anbindung

in die engere Auswahl.

Wie das Drucken via Daten-Cloud funktioniert, kannst du in unserem Beitrag zu Google Cloud Print nachlesen, denn die grundsätzliche Funktionsweise ist bei jedem Cloud-Service prinzipiell die gleiche. Für die Nutzung benötigst du einen Drucker, der mit dem Internet verbunden werden kann, oder gleich einen von vornherein vom Hersteller als „cloudfähig“ deklarierten.

Tipp: Am besten bist du mit einem Druckermodell beraten, zu welchem der Hersteller eine eigene Druck-App anbietet. Damit genießt du erfahrungsgemäß den größten Komfort bei der Erteilung der Druckaufträge, weil beispielsweise der Aufwand für einen manuellen Upload in die Cloud entfällt.

Welcher Bürodrucker eignet sich für geräuschempfindliche Umgebungen?

Möchtest du einen besonders leise arbeitenden Bürodrucker haben, solltest du Tintenstrahldrucker mit seitenbreitem Druckkopf genauer anschauen. Dort entfallen sogar die minimalenGeräuschemissionen, die der Druckschlitten bei Bewegungen auf der Laufschiene verursacht.

Ganz geräuschlos arbeiten allerdings weder Drucker für Unternehmen noch Drucker für private Anwender. Dafür sorgen die Mechaniken der Papiertransportsysteme. Den meisten Krach machen Nadeldrucker. Sie sind deshalb nur für Umgebungen geeignet, in denen erhebliche Geräuschemissionen nicht stören.

Besondere Umgebungsbedingungen beim Drucker für Unternehmen

Die Umgebungsbedingungen spielen bei Auswahl der Art des Businessdruckers eine sehr wichtige Rolle. Der Tintenstrahldrucker ist für feuchte Umgebungen am besten geeignet. Dort würdest du mit einem Laserdrucker sehr schnell Probleme bekommen. Der Toner nimmt die Feuchtigkeit aus der Raumluft auf und verklumpt. Dadurch erhältst du fleckige Ausdrucke. Beim Tintenstrahldrucker verlängern sich lediglich die Trocknungszeiten der Ausdrucke ein wenig.

Als Businessdrucker für sehr kalte Umgebungen bietet sich der Nadeldrucker an. Bei einem Tintenstrahldrucker kann bei Temperaturen ab etwa minus fünf Grad Celsius die Tinte in den Patronen einfrieren. Das würde sowohl die Patronengehäuse als auch bei einigen Modellen die Tintenschläuche zerstören. Beim Laserdrucker musst du in sehr kalten Umgebungen mit einer Verringerung der Lebensdauer der Bildtrommel und der Fixiereinheit rechnen.

Pick-up-Service für Bürodrucker ist eine gute Sache

Beim Kauf der Drucker für Unternehmen solltest du einen genauen Blick auf dem Umfang der vom Hersteller gewährten Druckergarantie werfen. Hier gibt es erhebliche Unterschiede. Die beste Wahl sind Businessdrucker mit Pick-up-Service in der Garantiezeit. Kommt es zu Defekten, musst du einfach nur bei einer Hotline anrufen. Dann rücken Servicetechniker mit einer mobilen Werkstatt in einem Truck an. Können Sie deinen Bürodrucker nicht vor Ort reparieren, nehmen sie ihn mit. Doch in der Reparaturzeit stehst du nicht ohne Drucker da, denn du bekommst ein Austauschgerät.

Tipp: Einige Hersteller bietet den Pick-up-Service und Ersatzdrucker serienmäßig kostenlos an. Bei anderen Herstellern ist dieser Support als optionales Extra kostenpflichtig.

Einige Hersteller bieten einen Managed Print Service an

Wie klingt die Vorstellung, dass dein Drucker automatisch Verbrauchsmaterial nachbestellt, wenn die Tonervorräte oder Tintenvorräte zu Ende gehen? Dieses Komfortextra bieten einige Hersteller unter der Bezeichnung Managed Print Service an. So kannst du die rechtzeitige Nachbestellung nicht vergessen.

Allerdings hat diese Funktion auch einen Nachteil, denn du bist an das originale Verbrauchsmaterial des Druckerherstellers gebunden. Damit fallen die Druckkosten höher als mit Recycling-Patronen und Recycling-Toner aus. Refill-Patronen bekommst du beim Managed Print Service nur in vereinzelten Ausnahmefällen.

Tipp: Einige Hersteller arbeiten mit Pauschalpreisen für ein festgelegtes monatliches Druckvolumen. Solche Verträge sind dann nicht lohnenswert, wenn dein Druckaufkommen stark schwankt.

Spezielle Businessdrucker

Je nach Unternehmensfeld sind weitere Kriterien ausschlaggebend, welchen Businessdrucker du benötigst. Wir gehen zwar davon aus, dass du genau weißt, welches Gerät du benötigst, wenn du in einem spezialisierten Tätigkeitsfeld arbeitest. Dennoch wollen wir für interessierte Leser eine kleine Auswahl erwähnen.

Welcher Businessdrucker ist im Einzelhandel empfehlenswert?

Hier geht es um die Ausdrucke der Kassenbons. Als Drucker für die Ladenkasse hatten bis vor einiger Zeit die Thermodrucker Hochkonjunktur. Aber auch dort machen sich die neuesten technischen Entwicklungen bemerkbar. Inzwischen erfreut sich der Tintenstrahldrucker als Bondrucker großer Beliebtheit.

Diese Trendwende hat auch für die Kunden entscheidende Vorteile, denn im Gegensatz zu den Thermodrucken verblassen die Bons aus dem Tintenstrahldrucker nicht. Sie sollten allein schon wegen der Garantie mindestens zwei Jahre gut lesbar bleiben. Aus dem Steuerrecht ergeben sich noch höhere Anforderungen an die Lesbarkeit von Kassenbons.

Außer-der-Reihe-Tipp: Bei Betriebsausgaben, die mit Kassenbon auf Thermopapier belegt sind, solltest du wegen des Verblassens den Kassenbon für die Firmenbuchhaltung kopieren und das Original an die Kopie tackern.

Fotodruck stellt besondere Anforderungen an Businessdrucker

Es gibt einige Branchen, bei denen der Drucker für Unternehmen spezielle Anforderungen erfüllen muss. Beispiele dafür sind Businessdrucker für Fotostudios und Werbeagenturen. Dort haben sich Tintenstrahldrucker durchgesetzt, die nicht nur mit den Farben Cyan, Magenta, Yellow und Black arbeiten. Sie nutzen Tinte in verschiedenen Schattierungen und unterscheiden zwischen Fotoschwarz und Textschwarz. Außerdem verwenden sie Tinte in diversen Grautönen und gegebenenfalls sogar in Sonderfarben für noch mehr Farbvarianz. Auch die Druckauflösung beim spezialisierten Fotodruckerist höher als beim universellen Bürodrucker.

Doch das wichtigste Extra der Fotodrucker für den gewerblichen Einsatz sind Patronen, die einen Finisher enthalten. Sie decken die Ausdrucke mit einer Schutzschicht ab.

Wann solltest du einen Nadeldrucker kaufen?

Man sollte es kaum glauben, aber in einigen Fällen ist ein Nadeldrucker die beste Wahl. Das ist dann der Fall, wenn du den Nadeldrucker als Formulardrucker für Durchschreibesätze verwenden möchtest. Zum Bedrucken von selbstdurchschreibenden Formularsätzen eignen sich weder der Laserdrucker noch der Tintenstrahldrucker, weil sie nicht den notwendigen Druck auf die oberste Papierlage ausüben.

Die klassischen Einsatzgebiete der Nadeldrucker umfassen daher den Druck von Quittungen, Lieferscheinen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Transportbegleitpapieren.

Welche Schlussfolgerungen ergeben sich aus diesen Tipps?

Den universell gültigen Tipp zum besten Drucker für Unternehmen gibt es nicht. In die Auswahl müssen sehr viele Kriterien einfließen. Sie beginnen beim Druckaufkommen und setzen sich über die Art der gewünschten Ausdrucke bis hin zu den Umgebungsbedingungen der Drucker fort.

Auch die Druckkosten spielen eine entscheidende Rolle. Sie hängen wiederum vom Energieverbrauch und dem verwendbaren Verbrauchsmaterial ab.

Ob sich ein Multifunktionsgerät lohnt oder ob der separate Kauf eines Druckers und Scanners besser ist, hängt ebenfalls von deinen individuellen Anforderungen ab.

Bedenke, dass sich nicht alle Arten von Druckern und Druckermodellen gleichermaßen gut für den Fotodruck geeignet sind.

Behalte bei der Druckerauswahl auch die Rücksicht auf die Umwelt im Hinterkopf. Lasse dich besser nicht auf die Verwendung von Verbrauchsmaterial aus der Neuproduktion des Druckerherstellers einschränken.

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